Przejdź do treści

Uniwersytet Śląski w Katowicach

pracownik

Procedura realizacji projektu

PO OTRZYMANIU INFORMACJI O UZYSKANIU DOFINANSOWANIA:

Po ogłoszeniu wyników konkursu, do Kierownika/Koordynatora projektu trafia pisemna informacja o zaakceptowaniu lub odrzuceniu projektu. Kopię tej informacji należy przekazać do Działu Projektów. 

Dział Projektów sprawnie poprowadzi Cię przez procedury i formalności związane z rozpoczęciem realizacji projektu:

    • Podpisanie wymaganych dokumentów oraz umowy o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami przez Rektora lub osobę przez niego upoważnioną
    • Przygotowanie zarządzenia regulującego realizację projektu
    • Otwarcie rachunku bankowego na potrzeby projektu
    • Wystąpienie o zgodę do rektora na kredytowanie projektu.
    • Wystąpienie o powołanie kierownika/koordynatora projektu zał.2
    • Wystąpienie o zatrudnienie do prac projektowych lub oddelegowanie do pracy w projekcie
    • Organizacja spotkania otwierającego realizację projektu na UŚ: spotkanie, w którym biorą udział przedstawiciele działów wspomagających realizację projektu od strony administracyjno-finansowej, ma na celu omówienie planowanych wydatków w ramach projektu i sposobów ich realizacji.

Jeśli projekt tego wymaga, pomoc Działu Projektów uzyskasz także przy opracowywaniu następujących dokumentów: 

  • firmówki projektu, zgodnie z wytycznymi promocji w danym programie; 
  • regulaminów koniecznych do realizacji zadań zaplanowanych w projekcie, np. regulaminu realizacji programu stażowego/stypendialnego/kursów wraz z załącznikami;
  • upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU:

Każdy projekt finansowany ze źródeł zagranicznych lub funduszy strukturalnych UE otrzymuje swojego opiekuna w Dziale Projektów, który zna zasady jego realizacji będzie Cię wspierał w ciągu całego okresu jego wdrażania. 

Pomoc opiekuna w Dziale Projektów uzyskasz przy następujących działaniach:

        • Przygotowanie wzorów dokumentów takich jak np. karty czasu pracy, ankiety, zaświadczenia, listy obecności, dzienniki itp. 
        • Kontrola wykorzystania budżetu projektu. 
        • Składanie sprawozdań do instytucji finansującej.
        • Uczestnictwo w kontrolach i audytach.

Jeśli w projekcie planowane są zakupy lub usługi – zamówienia składane są w SAP przez uprawnioną osobę na Wydziale – z odpowiednim dla projektu źródłem finansowania.

Pamiętaj:

  • Wszystkie dokumenty Projektu powinny znajdować się w  jednym miejscu, w segregatorze, podzielone tematycznie i zgodnie z datami. Opisane na grzbiecie zgodnie z zasadami promocji obowiązującymi dla programu.
  • Wszelkie zmiany w realizacji projektu w stosunku do zapisów we wniosku powinny być konsultowane z Działem Projektów, w tym np. zmiana formy zatrudnienia, łączenie zamówień, zmiana liczby godzin itp.
  • Co do zasady koszty pośrednie księgowane są w proporcji 50/50 na Wydział i Administrację Ogólnouczelnianą. 

return to top