Osoba do kontaktów: jan.zwierzynski@us.edu.pl
1. Złożenie przez jednostkę wniosku w systemie SAP na wyprowadzenie publikacji do zewnętrznego wydawnictwa.
We wniosku o wyprowadzenie publikacji do wydawnictwa zewnętrznego należy wskazać/wpisać:
- grupę zaopatrzeniową [G10 – Jan Zwierzyński];
- grupę materiałową:
- [U51000008] w przypadku publikacji tytułu (monografii) w renomowanej serii wydawniczej,
- [U51003000] w przypadku wydawania publikacji w wydawnictwie znajdującym się w wykazie I poziomu MNiSW,
- [U51003100] w przypadku wydawania publikacji w wydawnictwie znajdującym się w wykazie II poziomu MNiSW;
- deklarowaną przez jednostkę kwotę finansowania (uwaga: jeśli fakturę wystawia wydawca zagraniczny, to należy przy obliczaniu koniecznych środków przewidzieć możliwość znacznych zmian kursu waluty oraz dodatkowe 5% na opłacenie w Polsce podatku VAT);
- źródła finansowania wraz z dekretacją;
- w polu „Opis ogólny zamówienia”:
- tytuł pracy,
- autora/autorów wraz z danymi kontaktowymi (adres e-mail, numer telefonu) do autora/redaktora pracy zbiorowej,
- w przypadku wydawania książki w ramach grantu należy podać wszystkie istotne informacje z tym związane (szczególnie: wymagany termin wydania, wymagane umową zapisy w książce, nazwa grantu itd.);
- w polu „Proponowany wykonawca”:
- proponowanego wydawcę znajdującego się wykazie I lub II poziomu MNiSW,
- dane kontaktowe do osoby z wydawnictwa zewnętrznego, z którą prowadzone były wstępne rozmowy o wydaniu książki (adres e-mail, numer telefonu);
- w polu „Uzasadnienie wyboru wykonawcy”:
- informację, że wydawnictwo zewnętrzne znajduje się na liście ministerialnej wydawnictw (I lub II stopnia)
- merytoryczne uzasadnienie wyboru tego konkretnego wykonawcy, przykładowo:
- publikację tytułu w prestiżowej serii wydawniczej,
- publikację tytułu w prestiżowym dla danej dyscypliny wydawnictwie,
- konieczność wydania tytułu u tego konkretnego wydawcy wynikająca z umowy grantowej,
- widzialność, cytowalność, prestiż danego wydawnictwa w środowisku naukowym,
- uwaga: Jako uzasadnienia nie można podawać między innymi terminu wydania, warunków finansowych, warunków wydania spełnianych także przez Wydawnictwo UŚ (przykładowo publikacja w otwartym dostępie);
- w polu podpisy (w zakładce Dane Klienta – dolny panel) należy zaznaczyć wymagane podpisy (Dziekan, Kontroling, a w przypadku finansowania poprzez projekt/grant również Dział Nauki);
UWAGA: W przypadku, gdy wniosek powiązany jest z inną umową (np. z ministerstwem, NCN, NCBR itp.), osoba składająca wniosek zobowiązana jest wskazać w polu „Inne warunki umowy” wszystkie niestandardowe warunki wynikające z tej innej umowy (przykładowo: finansowanie rozłożone na roczne raty, termin wydania publikacji, konieczność umieszczenia dodatkowego zapisu na stronie redakcyjnej, konieczność umieszczenia logotypu, egzemplarze konieczne dla grantodawcy czy przekazanie publikacji w formie elektronicznej w POLONIE… itd.).
2. Zatwierdzenie przez realizatora wniosku w systemie SAP.
Realizator sprawdza poprawność wniosku w systemie SAP. W razie konieczności kontaktuje się z przedstawicielem jednostki składającym wniosek w systemie SAP z prośbą o dokonanie niezbędnych korekt.
3. Dostarczenie wydrukowanego i podpisanego wniosku przez jednostkę do Realizatora.
Po zaakceptowaniu wniosku w systemie SAP przez Realizatora oraz Kontroling jednostka:
- drukuje wniosek z systemu SAP,
- zapewnia podpisy: dziekana/kierownika instytutu, a w przypadku finansowania poprzez projekt/grant również Koordynatora Projektu lub Działu Projektów),
- przekazuje wydrukowany wniosek do kwestury do podpisu,
- w przypadku otrzymania wcześniej od wydawcy zewnętrznego kosztorysu dołącza go do wniosku,
- przekazuje podpisany wniosek do Realizatora.
4. Wpływ papierowego wniosku wraz z niezbędnymi podpisami wymienionymi w punkcie 3 do realizatora – moment założenia przez Realizatora teczki sprawy.
5. Realizator kontaktuje się z autorem w celu uzyskania plików publikacji.
6. Autor przesyła do realizatora pliki publikacji.
7. Realizator prosi o zaopiniowanie przez Kolegium Wydawnicze (na podstawie uzyskanych od autora plików publikacji oraz wniosku w systemie SAP).
W przypadku pozytywnej opinii KW prowadzona jest dalsza procedura wyprowadzenia publikacji.
8. Realizator sporządza ogłoszenie o zamiarze udzielania Zamówienia z wyłączeniem PZP poprzez Dział Zamówień Publicznych UŚ.
Po opublikowaniu ogłoszenia konieczne jest odczekanie 7 dni; w przypadku braku zapytań prowadzona jest dalsza procedura wyprowadzenia publikacji.
Uwaga: W przypadku, gdy chęć wydania publikacji naukowej wyrazi inny podmiot, procedura Zamówienia z wyłączeniem ustawy PZP zostaje zatrzymana, gdyż konieczne jest przeprowadzenie konkursu na wydanie publikacji naukowej zgodnie z PZP.