After the departing person asks for a travel offer, WHYNOTTRAVEL searches for available connections and provides them to the departing person conveniently within three hours of accepting the order*. WHYNOTTRAVEL is responsible for effectively delivering the person concerned with information mentioned above.
WHYNOTTRAVEL is obliged to provide at least three optimal proposals for air connections per one inquiry of the person leaving, including in the class of carriers of the so-called Low-Cost Airlines. The travel agent must inform you whether low-cost flights are available on a given route.
In the absence of an air connection to the destination – WHYNOTTRAVEL each time presents a proposal for an optimal travel plan, taking into account possible rail or bus connections (from the place of landing to the destination of travel) provided as part of one service.
WHYNOTTRAVEL sends the traveler and the International Cooperation Department an e-mail confirmation of the booking and informs them about the ticket purchase date, price, baggage allowance, and route. For low-cost airlines, WHYNOTTRAVEL sends a route proposal, available baggage allowances, ticket prices, and information about additional baggage fees.
WHYNOTTRAVEL informs the departing person about the approaching date of purchase of the ticket.
WHYNOTTRAVEL confirms the possibility of purchasing a ticket in the International Cooperation Department. The International Cooperation Department confirms the option of buying tickets in electronic form from 7.30 – 15.30.
WHYNOTTRAVEL provides the departing person, for the information of the International Cooperation Department, with a ticket via e-mail, in the case of electronic access, immediately after its issuance or in a paper version to the indicated address to the units located in Katowice, Sosnowiec, Chorzów, Cieszyn within the time agreed each time with the units, but no later than 72 hours before the date of travel and a scan of the ticket by e-mail to the International Cooperation Department. Saturdays, Sundays, and public holidays are not included in the ticket delivery time.
The departing person can independently present the WHYNOTTRAVEL connection and submit it for redemption. It should be remembered that internet searches usually do not offer the current prices for tickets and the price presented by the travel agent may vary due to the way the booking systems work.
Electronic tickets must be generated directly from the booking systems and contain a complete ticket price calculation in addition to the flight schedule.
Please note that a transaction fee for issuing the ticket must be added to the ticket price:
Price of the transaction fee for issuing one international air ticket for connections within Europe: PLN 9.90 gross (including VAT)
Price of the transaction fee for issuing one international air ticket for connections outside Europe: PLN 10.90 gross (including VAT)
The price of the transaction fee for issuing one international ticket at the so-called “low-cost carrier”: is PLN 12.00 gross (including VAT)
The cost of the visa brokerage fee for one passport: is PLN 115.00 gross (including VAT),
WHYNOTTRAVEL does not charge for selling train, bus, and ferry tickets.
Please consider the fees mentioned above when planning your trip’s cost.
In exceptional cases, air tickets should be delivered to the service point at the airport in the country or abroad immediately after placing the order.
*Does not apply to the pricing and booking of group tickets (over 10 people). The time for evaluating group tickets and presenting the offer depends on the number of people, the complexity of the connection, and the requirements of the people leaving.
Attention!
The International Cooperation Department will not settle tickets purchased outside WHYNOTTRAVEL.
The exception is a situation in which a difference of more than 3% in the price of a ticket offered by WHYNOTTRAVEL about the price offered by another agency is stated. However, such a case requires documentation.
Please report any irregularities to the International Cooperation Department by e-mail or in writing.
Additional information
Electronic tickets must be generated directly from the booking systems and contain a complete ticket price calculation in addition to the flight schedule.
WHYNOTTRAVEL is obliged to ensure comprehensive implementation of the trip by the applicable local regulations of the destination countries and to inform persons leaving about them on dates that will enable them to obtain appropriate documents (applies to all types of fees, e.g., airport charges, taxes, insurance, visas, transit visas, mandatory vaccinations ), as well as informing if postponing the date of departure (up to two/three days earlier or later) will result in a reduction in the ticket price.
WHYNOTTRAVEL is also obliged to provide the departing person with all information related to the journey and the passenger’s obligations, e.g., the need to check-in online, baggage allowance, dimensions of hand luggage, etc.; it also provides support for people leaving in emergencies, e.g., strike, natural disasters, etc.
The obligations of “WHYNOTTRAVEL” also include informing the person leaving, within a time limit that will allow obtaining relevant documents, if the trip requires the purchase of additional services that the Contractor cannot provide (e.g., a seat reservation, additional insurance).
Visa of passports
WHYNOTTRAVEL undertakes to validate passports for persons who simultaneously purchase air, rail, bus, or ferry tickets from the Contractor and those employees, students, and guests of the Ordering Party who do not buy a ticket. In the case of the passport visa service, WHYNOTTRAVEL provides the departing person with visa forms and agrees with him on the date and place of collecting the documents and passport. After obtaining a visa, WHYNOTTRAVEL delivers access to the departing person.
WHYNOTTRAVEL provides advice in choosing the right type of visa and help in completing the forms and the necessary attachments. WHYNOTTRAVEL will check the completed visa forms and the complete set of documents for the departing person.
(Polski) Procedowanie zakupu biletów i wiz w biurze podróży należy rozpocząć po złożeniu Wniosku o wyjazd za granicę w Dziale Mobilności Międzynarodowych – Biurze Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych – BRMM.
- Wysłanie maila do biura podróży WHY NOT TRAVEL
Osoba wyjeżdżająca przesyła do biura podróży WHY NOT TRAVEL maila na adres: us@whynottravel.pl w celu wyszukania połączeń na trasie podróży. W zapytaniu można przedstawić własną propozycję połączeń.
W wiadomości należy podać dane do zakupu biletu i wizy:
- imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej (tak jak w dokumencie podróżnym),
- termin podróży,
- miejsce docelowe,
- miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży (wylotu i przylotu),
- informację, czy terminy podróży są elastyczne,
- rodzaj bagażu,
- inne istotne informacje mające wpływ na zakup biletu lub wizy, np. obywatelstwo,
- numer telefonu kontaktowego,
- adres mailowy osoby wyjeżdżającej (na który zostanie dostarczony bilet elektroniczny).
- Odebranie odpowiedzi z ofertą biura podróży WHY NOT TRAVEL
WHY NOT TRAVEL wyszukuje dostępne połączenia i przesyła co najmniej 3 oferty osobie zamawiającej maksymalnie do 3 godzin od przyjęcia zamówienia.
W przypadku braku połączenia lotniczego do miejsca docelowego – WHY NOT TRAVEL przedstawia każdorazowo propozycję optymalnego planu podróży uwzględniającego ewentualne połączenia kolejowe w II klasie lub autobusowe.
Jeśli istnieje konieczność posiadania wizy WHY NOT TRAVEL informuje o tym osobę wyjeżdżającą przed dokonaniem zakupu biletu. Informacje na temat zakupu wizy znajdują się na stronie: https://us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/wiza/.
- Wybranie jednej z przysłanych ofert biura WHY NOT TRAVEL
Osoba wyjeżdżająca dokonuje wyboru jednej z przedstawionych ofert i przesyła swoją decyzję do WHY NOT TRAVEL.
Osoba wyjeżdżająca może poprosić o przedstawienie dodatkowych propozycji połączeń.
W przypadku, gdy bilet jest zamawiany w imieniu osoby podróżującej, osoba kontaktująca się z biurem podróży może wskazać adres e-mailowy do przesłania elektronicznego biletu osobie podróżującej.
Niezwłocznie po dokonaniu wyboru połączenia przez osobę wyjeżdżającą, WHY NOT TRAVEL przesyła pocztą elektroniczną zapytanie o potwierdzenie wykupu biletu / wizy do BRMM, które potwierdza zakup na podstawie Wniosku o wyjazd za granicę, na którym takie koszty zostały uwzględnione.
Potwierdzenie wykupu możliwe jest w godzinach od 7.30 do 15.30 dla zapytań o wykup otrzymanych do godziny 15.00.
- Odebranie biletu od biura podróży WHY NOT TRAVEL
WHY NOT TRAVEL dostarcza osobie podróżującej bilet za pośrednictwem poczty elektronicznej niezwłocznie po jego wystawieniu.
Bilety elektroniczne muszą być bezpośrednio wygenerowane z systemów rezerwacyjnych i zawierać oprócz rozkładu lotu pełną kalkulację ceny biletu.
W przypadku biletów, które nie zostały wystawione w wersji elektronicznej WHY NOT TRAVEL dostarcza je bezpłatnie do obiektów UŚ zlokalizowanych w Katowicach, Sosnowcu, Chorzowie i Cieszynie.
Dodatkowe informacje:
Fakturę za zakup biletów i wiz otrzymuje i opłaca Uniwersytet.
W przypadku zakupu biletów lotniczych należy przed wyjazdem dokonać odprawy on-line lub na lotnisku.
Zaleca się pobranie aplikacji linii lotniczej, którą odbywa się podróż.
Jeśli wymaga tego projekt lub grant, w ramach którego odbywa się wyjazd, należy zachować karty pokładowe i bilety do rozliczenia wyjazdu.
(Polski) Biuro podróży WHY NOT TRAVEL w ramach kompleksowej usługi organizacji wyjazdu za granicę zapewnia:
- obsługę pracowników, doktorantów, studentów oraz osób niebędących pracownikami co najmniej 8 godzin dziennie w dni robocze,
- prowadzenie korespondencji dotyczącej jednego wyjazdu przez jedną osobę lub zapewnienie prowadzenia kontynuacji rozpoczętej korespondencji,
- dokonywanie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych z uwzględnieniem optymalnego wyboru przewoźnika oraz trasy pod względem ceny i czasu trwania podróży, z uwzględnieniem najniższych z dostępnych taryf publikowanych i stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych, połączeń weekendowych, ofert grupowych i innych ofert specjalnych w klasach wymaganych przez osobę wyjeżdżającą, a także w klasie przewoźników tzw. Tanich Linii Lotniczych,
- wybór biletów na połączenia lotnicze, kierując się zasadą najniższej ceny biletów na te połączenia, dostępne w danych terminach, na danej trasie, z zachowaniem uczciwości handlowej,
- podawanie co najmniej 3 optymalnych propozycji połączeń lotniczych w klasie ekonomicznej, na jedno zapytanie osoby wyjeżdżającej, w tym także w klasie przewoźników tzw. tanich linii lotniczych oraz ewentualnych lotów czarterowych bez usługi wyżywienia i noclegu,
- każdorazowo podanie informacji, czy na danej trasie są dostępne połączenia tanimi liniami lotniczymi,
- podanie jednej z zaproponowanych ofert zawierającej wycenę z możliwością bezpłatnego anulowania biletu i/lub bezkosztową zmianę biletu na inny,
- w każdym przypadku oferty podanie ceny zawierającą koszt anulowania biletu,
- podanie cen w ofercie wyrażonych w PLN, a przypadku wyceny biletów w walucie obcej podanie przybliżonej ceny w PLN,
- podanie co najmniej 3 optymalnych połączeń lotniczych również w przypadku przedstawienia przez osobę podróżującą samodzielnie wyszukanego połączenia do wykupu,
- obsługę poprzez linię telefoniczną help-desk czynną 24 godziny na dobę, umożliwiającą dokonanie zmian lub rezygnacji z biletu w przypadkach losowych, sytuacjach awaryjnych, np. strajk, klęski żywiołowe poza godzinami pracy biura,
- pomoc w zakresie znalezienia alternatywnego połączenia w przypadku odwołania zaplanowanego / wykupionego lotu / przejazdu,
- obsługę reklamacji składanych do przewoźnika w zakresie usług objętych umową,
- informowanie o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach oraz w miarę możliwości przesuwanie terminu wykupu biletu bez zwiększania jego ceny,
- zabezpieczenie kompleksowej realizacji podróży zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi krajów docelowych i informowanie o nich osób podróżujących w terminach, które umożliwią uzyskanie odpowiednich dokumentów, np. informacje o aktualnej sytuacji epidemicznej i związanych z nią wymogami i restrykcjami, konieczności dodatkowych ubezpieczeń, wiz, wiz tranzytowych, obowiązkowych szczepieniach, testach,
- udzielanie osobie podróżującej wszelkich informacji mających związek z odbywaną podróżą i obowiązkach pasażera, np. koniecznością odprawy on-line, limitem dopuszczalnego bagażu, wymiarach bagażu podręcznego, itp.,
- informowanie osoby podróżującej, w terminie, który umożliwi uzyskanie odpowiednich dokumentów, jeśli zrealizowanie wyjazdu wymaga wykupienia dodatkowych usług, których WHY NOT TRAVEL nie jest w stanie zrealizować, np. wykup miejscówki, dodatkowego ubezpieczenia,
- sprzedaż biletów kolejowych, autobusowych i promowych z uwzględnieniem najkorzystniejszych połączeń komunikacyjnych bez pobierania dodatkowych opłat za pośrednictwo w ich zakupie,
- bezpłatne dostarczanie na koszt i ryzyko WHY NOT TRAVEL biletów, które nie zostały wystawione w wersji elektronicznej oraz innych koniecznych dokumentów do obiektów UŚ zlokalizowanych w Katowicach, Sosnowcu, Chorzowie i Cieszynie,
- poinformowanie osoby wyjeżdżającej o konieczności posiadania wizy (jeśli dotyczy) przed dokonaniem zakupu biletu,
- dostarczenie osobie ubiegającej się o wizę formularzy wizowych i udzielenie pomocy przy ich wypełnianiu,
- przekazanie dokładnych informacji dotyczących uzyskania wizy oraz dopełnienie niezbędnych formalności wizowych we właściwym przedstawicielstwie dyplomatycznym (uzgodnienie terminu, miejsca odbioru dokumentów i paszportu),
- niezwłoczne powiadomienie osoby wyjeżdżającej w przypadku problemów z uzyskaniem wizy o tym fakcie,
- dostarczenie paszportu osobie ubiegającej się o wizę po uzyskaniu wizy,
- usługę wizowania paszportów dla osób, które jednocześnie dokonują w WHY NOT TRAVEL zakupu biletów lotniczych, kolejowych autobusowych lub promowych, jak i tych osób wyjeżdżających, którzy nie kupują biletu w WHY NOT TRAVEL.
W razie nienależytego wykonania lub niewykonania usługi przez biuro podróży WHY NOT TRAVEL prosimy o kontakt z Biurem Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych – BRMM:
na adres: brmm@us.edu.pl
lub pod numerami telefonów: 32 359 1400 lub 32 359 1868.