Zasady ogólne
Każdy wyjazd za granicę musi być poprzedzony złożeniem w Dziale Mobilności Międzynarodowych – w Biurze Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych (Katowice, ul. Bankowa 12, piętro III, pokój 3.5) prawidłowo wypełnionego i podpisanego Wniosku o wyjazd za granicę – część WS – skierowanie za granicę lub część WP – polecenie wyjazdu służbowego. Decyzję o rodzaju wyjazdu podejmuje dziekan lub kierownik jednostki.
Odpowiedni wniosek musi zostać złożony również w przypadku wyjazdu bez finansowania lub finansowanego przez inną instytucję.
Termin składania wniosku i rozliczenia
Jeżeli w ramach świadczeń na Wniosku o wyjazd za granicę przyznana jest opłata konferencyjna, szkoleniowa lub za noclegi, płatna przelewem lub kartą UŚ, wniosek taki musi być złożony w Dziale Mobilności Międzynarodowych, co najmniej 3 tygodnie przed terminem płatności.
Każda osoba wyjeżdżająca w ramach Wniosku o wyjazd za granicę – część WP – polecenie wyjazdu służbowego oraz niektóre na Wniosku o wyjazd za granicę – część WS – skierowanie za granicę musi się rozliczyć z wyjazdu w Dziale Mobilności Międzynarodowych do 14 dni od daty powrotu.
Rozliczeniu w Biurze Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych nie podlegają wyjazdy w ramach programów międzynarodowych (np. Erasmus+).
Opłaty konferencyjne, szkoleniowe, za noclegi i inne
W przypadku opłaty przelewem, do wniosku należy dołączyć wszystkie niezbędne dane do przelewu:
- nazwa odbiorcy,
- nazwa banku odbiorcy,
- numer konta w formacie IBAN,
- SWIFT banku,
- tytuł przelewu – jeśli wymagany jest wg schematu wskazanego przez organizatora,
- kwota przelewu,
- termin wpływu na konto kontrahenta,
- wszelkie niezbędne, dodatkowe dane pomocne do zrealizowania przelewu.
Jeśli konieczne jest uzyskanie potwierdzenia przelewu, należy podać taką informację na wniosku lub załączniku.
Opłacając świadczenia kartą należy dodatkowo podać kwotę, beneficjenta, swój numer telefonu i termin wpływu na konto.
UWAGA!
Osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest do uzyskania faktury do 14 dni od momentu zapłaty. W przypadku braku takiej możliwości należy postarać się o inny dokument potwierdzający zapłatę lub przesłać informację o braku możliwości wystawienia faktury lub rachunku.
Jeśli faktura jest w formie elektronicznej, prosimy o przesłanie pliku z mailem źródłowym na adres: brmm@us.edu.pl. W treści maila należy podać imię i nazwisko osoby, której dotyczy dokument, kraj docelowy i termin wyjazdu za granicę.
Faktura lub rachunek powinna być wystawiona na :
Uniwersytet Śląski w Katowicach (University of Silesia in Katowice)
Bankowa 12,
40-007 Katowice
VAT number: PL634-019-71-34