Rozliczeniu podlegają wszystkie wyjazdy na Wniosku o wyjazd za granicę – część WP – polecenie wyjazdu służbowego i niektóre na Wniosku o wyjazd za granicę – część WS – skierowanie za granicę.
Wyjazdy w ramach projektów finansowanych ze środków międzynarodowych podlegają zasadom określonym we właściwych regulaminach i umowach.
Osoba wyjeżdżająca jest zobowiązana do rozliczenia zaliczki w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży. Nierozliczenie podróży będzie skutkowało wystawieniem przez Uniwersytet Śląski noty obciążeniowej obejmującej koszt otrzymanych świadczeń. Warunkiem realizacji kolejnego wyjazdu jest rozliczenie się osoby wyjeżdżającej z poprzedniego wyjazdu.