Każdy wyjazd studenta musi być poprzedzony złożeniem w Dziale Współpracy z Zagranicą – w Biurze Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych (ul. Bankowa 12, piętro III, pokój 3.5) prawidłowo wypełnionego Wniosku_o_wyjazd_za_granicę – część WS – skierowanie za granicę lub Wniosku o wyjazd za granicę – część WP – polecenie wyjazdu służbowego . Odpowiedni wniosek musi zostać złożony również w przypadku wyjazdu bez finansowania lub finansowanego przez inną instytucję.
Wyjazd musi zostać zaplanowany w module SAP Travel Management przez osobę wyznaczoną na wydziale lub w innej jednostce organizacyjnej. Numer wniosku z SAP-a jest przenoszony na papierową wersję wniosku.
Wniosek wyjazdowy z niezbędnymi załącznikami musi być złożony w Dziale Współpracy z Zagranicą w odpowiednim terminie – najpóźniej na 2 tygodnie przed wyjazdem. Jeżeli w ramach świadczeń na Wniosku o wyjazd za granicę – część WS – skierowanie za granicę lub Wniosku o wyjazd za granicę – część WP – polecenie wyjazdu służbowego przyznana jest opłata konferencyjna, szkoleniowa lub noclegi płatne przelewem lub kartą UŚ, wnioski takie muszą być złożone w Dziale Współpracy z Zagranicą, co najmniej 3 tygodnie przed terminem płatności.
Przed złożeniem wniosek musi być kompletnie wypełniony i podpisany przez wszystkie wymagane osoby.
Decyzję o rodzaju wyjazdu podejmuje dziekan/kierownik jednostki.
Każda osoba wyjeżdżająca na Wniosku o wyjazd za granicę – część WP – polecenie wyjazdu służbowego oraz niektóre na Wniosku o wyjazd za granicę – część WS – skierowanie za granicę musi się rozliczyć w Dziale Współpracy z Zagranicą z wyjazdu do 14 dni od daty powrotu.
Nie podlegają rozliczeniu w Biurze Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych wyjazdy w ramach programów międzynarodowych (np. Erasmus+).