Uniwersytet Śląski w Katowicach

Doktorant, który chce uczestniczyć w konferencji naukowej powinien:

1. Ustalić źródło środków (np. grant, środki instytutu, środki Szkoły Doktorskiej)
2. Wypełnić druk „K” (wniosek_k) i przekazać dysponentowi środków (1 egzemplarz).
3. Wypełnić umowa doktorant wzór i przekazać dysponentowi środków (1 egzemplarz) – umowa powinna uwzględniać koszty podróży, noclegu i diety oraz opłatę konferencyjną. W ich oszacowaniu może pomóc pracownik administracji UŚ. Tej umowy nie wypełniają osoby zatrudnione w UŚ.
4. Uzyskać polecenie podróży służbowej (delegację), którą może wystawić pracownik administracji uczelni właściwy do środków uczelni (np. w biurze ewaluacji na wydziale lub w Szkole Doktorskiej) za pośrednictwem systemu SAP, na podstawie Umowy o zwrot kosztów podróży. Druk delegacji, podpisany przez dysponenta środków, doktorant zabiera ze sobą na konferencję, żeby uzyskać potwierdzenie organizatora.

Doktorant, który ma odbyć podróż służbową w innym celu (np. kwerenda, szkolenie), przechodzi tę samą procedurę, z wyjątkiem wypełnienia druku „K”.

Uwaga dotycząca opłat za konferencje:

Dane potrzebne w druku „K” – dane do przelewu – powinien dostarczyć organizator konferencji. O formie i terminie zapłaty informuje organizator. Podstawą rozliczenia konferencji jest faktura wystawiona na Uniwersytet Śląski, którą organizator najczęściej przekazuje pocztą bezpośrednio do księgowości UŚ. Jeżeli jednak uczestnik konferencji dostanie fakturę na miejscu podczas konferencji, powinien jak najszybciej dostarczyć ją do księgowości drogą służbową przez wydział lub bezpośrednio (rektorat, Bankowa 12, pok. 58).

Uwaga dotycząca kosztów podróży:

• Opłata za nocleg nie może być regulowana samodzielnie, ponieważ nie ma możliwości jej zwrotu na konto prywatne. Płatność może zostać zrealizowana wyłącznie na podstawie:
  • faktury proforma,
  • faktury z odroczonym terminem płatności,
  • płatności kartą służbową (w tym celu należy skontaktować się z biurem Szkoły Doktorskiej).

Dane do faktury:

Uniwersytet Śląski w Katowicach

ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice

NIP 634-019-71-34

Uwagi do faktury:

Imię i nazwisko doktoranta

Szkoła Doktorska

SUB NIP 20004 

• Bilety na przejazd doktorant nabywa we własnym zakresie, ze środków prywatnych. Po zakończeniu podróży należy bilety dołączyć do dokumentacji delegacyjnej w celu rozliczenia kosztów.
• W przypadku biletów kolejowych oraz autobusowych brak możliwości rozliczenia biletów na podstawie faktury! (proszę nie pobierać faktur)

Osoby, które chcą użyć samochodu prywatnego muszą napisać podanie do rektora lub dziekana o zwrot kosztów podróży. Uwaga – zgoda na użycie samochodu nie jest automatyczna i należy ją potwierdzić przed wyjazdem.

• Wniosek o wyrażenie zgody na użycie samochodu prywatnego w celu odbycia podróży służbowej/wyjazdu (doc, 34kB)
• Ewidencja przebiegu pojazdu (doc, 36kB)

Cała procedura związana z podróżami służbowymi opisana jest na stronie:

Krajowe Podróże służbowe

Na wszystkich etapach w razie jakichkolwiek niejasność lepiej zwrócić się z pytaniem do pracownika administracji (np. w biurze ewaluacji na wydziale lub w Szkole Doktorskiej) niż zaniedbać lub błędnie wykonać jakąś procedurę.