Uniwersytet Śląski w Katowicach

Doktorant, który chce uczestniczyć w konferencji naukowej powinien:

1. Ustalić źródło środków (np. grant, środki instytutu, środki Szkoły Doktorskiej)
2. Wypełnić druk „K” (wniosek_k) i przekazać do podpisu promotorowi (w przypadku doktorantów Szkoły Doktorskiej) i dysponentowi środków (1 egzemplarz).
3. Wypełnić umowa doktorant wzór i przekazać do podpisu promotorowi (w przypadku doktorantów Szkoły Doktorskiej) i dysponentowi środków (3 egzemplarze) – umowa powinna uwzględniać koszty podróży, noclegu i diety oraz opłatę konferencyjną. W ich oszacowaniu może pomóc pracownik administracji UŚ. Tej umowy nie wypełniają osoby zatrudnione w UŚ.
4. Uzyskać polecenie podróży służbowej (delegację), którą może wystawić pracownik administracji uczelni właściwy do środków uczelni (np. w biurze ewaluacji na wydziale lub w Szkole Doktorskiej) za pośrednictwem systemu SAP, na podstawie Umowy o zwrot kosztów podróży. Druk delegacji, podpisany przez dysponenta środków, doktorat zabiera ze sobą na konferencję, żeby uzyskać potwierdzenie organizatora.

Doktorat, który ma odbyć podróż służbową w innym celu (np. kwerenda, szkolenie), przechodzi tę samą procedurę, z wyjątkiem wypełnienia druku „K”.

Uwaga dotycząca opłat za konferencje:

Dane potrzebne w druku „K” – dane do przelewu – powinien dostarczyć organizator konferencji. O formie i terminie zapłaty informuje organizator. Podstawą rozliczenia konferencji jest faktura wystawiona na Uniwersytet Śląski, którą organizator najczęściej przekazuje pocztą bezpośrednio do księgowości UŚ. Jeżeli jednak uczestnik konferencji dostanie fakturę na miejscu podczas konferencji, powinien jak najszybciej dostarczyć ją do księgowości drogą służbową przez wydział lub bezpośrednio (rektorat, Bankowa 12, pok. 58).

Jeżeli doktorant pominie drogę opłaty przez druk „K” i samodzielnie pokryje koszty konferencji (np. dlatego że zgłosił się na konferencję w ostatniej chwili albo nie miał na czas odpowiednich środków), a chce uzyskać zwrot opłaty, musi pozyskać od organizatora fakturę wystawioną na Uniwersytet Śląski i odpowiednio ją opisać (przy wsparci administracji).

Dane do faktury:

Uniwersytet Śląski w Katowicach

ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice

NIP 634-019-71-34

Osoby, które chcą użyć samochodu prywatnego muszą napisać podanie do rektora lub dziekana o zwrot kosztów podróży. Uwaga – zgoda na użycie samochodu nie jest automatyczna i należy ją potwierdzić przed wyjazdem.

• Wniosek o wyrażenie zgody na użycie samochodu prywatnego w celu odbycia podróży służbowej/wyjazdu (doc, 34kB)
• Ewidencja przebiegu pojazdu (doc, 36kB)

Cała procedura związana z podróżami służbowymi opisana jest w zarządzeniu nr 186/2018 z dnia 14.11.2018 rektora UŚ w sprawie wprowadzenia „Instrukcji w sprawie należności związanych z podróżami służbowymi pracowników, podróżami osób niebędących pracownikami Uniwersytetu Śląskiego i podróżami gości oraz zasad ich rozliczania”.

Na wszystkich etapach w razie jakichkolwiek niejasność lepiej zwrócić się z pytaniem do pracownika administracji (np. w biurze ewaluacji na wydziale lub w Szkole Doktorskiej) niż zaniedbać lub błędnie wykonać jakąś procedurę.