Uniwersytet Śląski w Katowicach

Wydarzenie zagraniczne on-line to konferencja, warsztaty, kurs, szkolenie, konkurs, szkoła letnia i inne, organizowane za granicą, w którym uczestnictwo odbywa się on-line, bez fizycznego wyjazdu za granicę.

Procedura opłaty za wydarzenie zagraniczne on-line:

1. Osoba mająca uprawnienia na wydziale lub w innej jednostce tworzy Zgłoszenie zapotrzebowania na wydarzenie online w systemie SAP – transakcji ME51N.
2. Wydruk Zgłoszenia zapotrzebowania z podpisem:
   • dziekana,
   • Działu Projektów (jeśli dotyczy),
   • Działu Budżetowania i Kontrolingu (zgodnie ze źródłem finansowania),

   należy dostarczyć do sekretariatu Kwestora (Katowice, ul. Bankowa 12, pokój 2.16) z dokumentem będącym podstawą zapłaty, np. wezwaniem do zapłaty, fakturą, e-mailem. Dokumenty należy złożyć minimum 14 dni przed wymaganym terminem wpłaty. Późniejsze złożenie dokumentów może spowodować brak terminowej realizacji zamówienia.

3. Po otrzymaniu informacji zwrotnej o dokonaniu zapłaty faktury przez Dział Finansowy, do osoby uczestniczącej w wydarzeniu online zostanie przesłany Protokół wykonania usługi, który powinien zostać podpisany przez osobę uczestniczącą oraz dziekana, a następnie przekazany do Biura Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych DMM (Katowice, ul. Bankowa 12, pokój 3.5).

W przypadku braku faktury w momencie tworzenia Zgłoszenia zapotrzebowania w systemie SAP, należy ją uzyskać po dokonaniu opłaty od organizatora wydarzenia (zgodnie z Ustawą VAT o podatku od towarów i usług) i niezwłocznie dostarczyć oryginał do Biura Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych DMM.

Jeśli nie ma możliwości uzyskania faktury należy wypełnić Oświadczenie – zastępczy dowód księgowy (formularz stosujemy po udokumentowanym wyczerpaniu wszystkich możliwości uzyskania faktury).

Faktura lub rachunek powinna być wystawiona na:

Uniwersytet Śląski w Katowicach (University of Silesia in Katowice)
Bankowa 12,
40-007 Katowice
VAT number: PL634-019-71-34

W przypadku:

• płatności po odbyciu się wydarzenia – należy na zleceniu przelewu zaznaczyć, że płatność ma nastąpić po odbyciu się wydarzenia,
• wnioskowania o zwrot poniesionych kosztów, jeżeli wydarzenie zostało opłacone, należy podać datę płatności za wydarzenie, a do Zgłoszenia zapotrzebowania dołączyć pismo skierowane do Zastępcy Kanclerza Agnieszki Maj z prośbą o wyrażenie zgody na zapłatę i rozliczenie faktury, oraz fakturę/rachunek i potwierdzenie płatności.