Kandydat może uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym jeszcze zanim formalnie zakończy studia i uzyska tytuł magistra lub równorzędny. Nie zostanie jednak przyjęty do Szkoły Doktorskiej, dopóki nie przedstawi (nie wprowadzi do IRK) dokumentu potwierdzającego uzyskanie odpowiedniego tytułu.
Kandydat może zarejestrować się, podać wszystkie dane i wgrać niezbędne dokument do oceny. Będzie oceniany i może wziąć udział w rozmowie kwalifikacyjnej (o ile zostanie dopuszczony do rozmowy po ocenie projektu planu badawczego) jeszcze przed obroną. Na etapie rejestracji, czyli do 24 czerwca, kandydat musi tylko podać kierunek, który kończy, rodzaj dyplomu i rok jego uzyskania. Oczywiście kandydat, który już się obronił, może przy rejestracji podać wszystkie informacje dotyczące dyplomu.
Do 18 lipca, czyli jeszcze przed wynikami postępowania, kandydat musi wgrać skan dyplomu (odpisu), zaświadczenie z dziekanatu o obronie albo oświadczenie, że przystąpi do obrony z określeniem terminu dostarczenia dokumentów. Skan dyplomu musi być dostarczony najpóźniej do 13 września – jeżeli tak się nie stanie, to kandydat otrzyma decyzję o nieprzyjęciu do Szkoły Doktorskiej, niezależnie od wcześniejszej kwalifikacji.
Zaświadczenie z dziekanatu
Kandydat, który uzyskał tytuł magistra lub równorzędny, ale któremu uczelnia nie wydała jeszcze dyplomu, może wgrać do systemu zaświadczenie wystawione przez tą uczelnię, potwierdzające uzyskanie odpowiednich kwalifikacji. Dyplom należy dostarczyć bezzwłocznie po jego otrzymaniu.