Kandydat może uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym jeszcze zanim formalnie zakończy studia i uzyska tytuł magistra lub równorzędny. Nie zostanie jednak przyjęty do Szkoły Doktorskiej, dopóki nie przedstawi (nie wprowadzi do systemu IRK) dokumentu potwierdzającego uzyskanie odpowiedniego tytułu.
Kandydat może zarejestrować się, podać wszystkie dane i wgrać niezbędne dokument do oceny. Będzie oceniany i może wziąć udział w rozmowie kwalifikacyjnej (o ile zostanie dopuszczony do rozmowy po ocenie projektu planu badawczego) jeszcze przed obroną. Na etapie rejestracji, czyli do 21 czerwca do godz. 15:00, kandydat musi tylko podać kierunek, który kończy, rodzaj dyplomu i rok jego uzyskania (planowanego). Oczywiście kandydat, który już się obronił, powinien przy rejestracji podać wszystkie informacje dotyczące dyplomu.
Do 15 lipca godz. 12:00, czyli jeszcze przed wynikami postępowania, kandydat musi wgrać skan dyplomu (odpisu), albo zaświadczenie z dziekanatu o obronie, albo oświadczenie, że przystąpi do obrony, z określeniem terminu dostarczenia dokumentów. W tym ostatnim przypadku skan dyplomu musi być dostarczony najpóźniej do 10 września – jeżeli tak się nie stanie, to kandydat otrzyma decyzję o nieprzyjęciu do Szkoły Doktorskiej, niezależnie od wcześniejszej kwalifikacji.
Zaświadczenie z dziekanatu
Kandydat, który uzyskał tytuł magistra lub równorzędny, ale któremu uczelnia nie wydała jeszcze dyplomu, może wgrać do systemu zaświadczenie wystawione przez tą uczelnię, potwierdzające uzyskanie odpowiednich kwalifikacji. Dyplom należy dostarczyć bezzwłocznie po jego otrzymaniu.