Środki w dyspozycji doktorantów
W roku budżetowym 2023 każdy doktorant, który został przyjęty do Szkoły Doktorskiej nie później niż 15 marca 2022 r. ma w indywidualnej dyspozycji 300 zł ze środków znajdujących się w budżecie Szkoły Doktorskiej oraz te środki, które uzyska w trybie konkursowym [link: konkurs dla doktorantów].
Podstawowe zasady wydatkowania środków:
- Nie należy dokonywać jakichkolwiek wydatków samodzielnie, bez porozumienia z biurem Szkoły Doktorskiej.
- Środki mogą być wydawane do 30 września br. Po tym terminie środki stają się pulą dziekańską – dziekan może zdecydować, czy przeznaczyć je na indywidualne wnioski doktorantów, czy na zasilenie środków konkursowych.
- Środki mogą być przeznaczone na działalność naukową i artystyczną (w przypadku dyscyplin artystycznych), a także rozwojową. Katalog wydatków jest otwarty i obejmuje m.in.: finansowanie publikacji naukowych (czasopisma i książki), zakup środków niezbędnych do prowadzenia badań, konferencje naukowe krajowe i zagraniczne, sympozja, kwerendy i szkolenia.
- Każdy wydatek powinien być zatwierdzony przez promotora i dziekana Szkoły Doktorskiej na formularzu odpowiednim do wydatkowanych środków (patrz poniżej).
- Wydatki mogą być realizowane w biurze Szkoły Doktorskiej lub przez odpowiedniego specjalistę w instytucie (szczególnie zamówienia specjalistyczne). W każdym przypadku dysponentem środków, czyli osobą podpisującą wniosek do realizacji, jest dziekan Szkoły Doktorskiej (za pośrednictwem biura SD).
- Doktorant ma obowiązek rozliczenia wydanych środków bezpośrednio po zakończeniu finansowanego zadania, zgodnie z przepisami obowiązującymi w uczelni.
- Dodatkowo sprawozdaje całość wydanych środków z danego roku kalendarzowego do 30 września.
– na podstawie złożonego przez pracownika Szkoły Doktorskiej wniosku w systemie SAP. Wniosek musi być uruchomiony przed wystawieniem faktury przez organizatorów.
Nabywcą faktury jest: Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice, NIP: 634-019-71-34.
Do złożenia wniosku w systemie SAP wymagane są następujące dane: nazwa konferencji, data konferencji, link do konferencji, koszty konferencji, termin opłaty konferencji, czy oplata konferencyjna zawiera również publikację artykułów w materiałach konferencyjnych, temat oraz dane organizatora wraz z adresem, numerem konta bankowego (IBAN, SWIFT).
Zakup materiałów biurowych, środków czystości itp. materiały do zużycia
Biuro Szkoły Doktorskiej decyduje o procedurze realizacji zakupów.
Schemat postępowania
E-mail na adres szkola.doktorska@us.edu.pl z wnioskiem o zakup zaopiniowanym przez promotora (np. email z konta promotora albo e-mail z konta doktoranta z kopią maila lub skanem pisma zgody promotora). E-mail powinien zawierać szczegółowy opis zakupu (cena, szczegółowa specyfikacja, proponowany dostawca, link do przykładowego przedmiotu itp.).
↓
Biuro Szkoły doktorskiej składa zapotrzebowanie do magazynu w systemie SAP
↓
Odbiór z magazynu przez osobę upoważnioną (pracownik biura SD)
↓
Odbiór w Szkole doktorskiej przez doktoranta (po podpisaniu protokołu)
Książki, czasopisma, materiały, odczynniki, sprzęt, usługi (w tym szkolenia), wszystkie środki trwałe (materiały, które ze względu na wartość są trwale przypisane do osoby, np. komputery, duży sprzęt laboratoryjny itp.)
Biuro Szkoły Doktorskiej decyduje o procedurze realizacji zakupów.
Schemat postępowania
E-mail na adres szkola.doktorska@us.edu.pl z wnioskiem o zakup zaopiniowanym przez promotora (np. email z konta promotora albo e-mail z konta doktoranta z kopią maila lub skanem pisma zgody promotora). E-mail powinien zawierać szczegółowy opis zakupu (cena, szczegółowa specyfikacja, proponowany dostawca, link do przykładowego przedmiotu itp.).
↓
Biuro Szkoły doktorskiej składa zapotrzebowanie w systemie SAP lub realizuje procedurę samodzielnych zakupów po rozeznaniu rynku
↓
Weryfikacja zapotrzebowania przez Dział Logistyki, Sekcję Ewidencji i Dział Rozliczeń
↓
Zakup wg Prawa Zamówień publicznych na podstawie Harmonogramu Dostaw i Usług Dz. Logistyki
↓
Protokół odbioru lub faktura. W przypadku środków trwałych – przypisanie materiału do pracownika uczelni (tzw. przyjęcie na stan)
↓
Dostarczenie zamówienia do biura SD. Odbiór przez doktoranta lub przez pracownika w przypadku środków trwałych (po podpisaniu protokołu)