Przejdź do treści

Uniwersytet Śląski w Katowicach

Szkoła Doktorska

PROM - zasady rozliczenia wyjazdów i przyjazdów

Uczestnicy, którzy zakończyli mobilność są zobowiązani do jej rozliczenia w ciągu 7 dni od dnia, który był ustalony na umowie jako ostatni dzień mobilności.
Warunkiem rozliczenia przez Uczestnika projektu stypendium jest:

  • złożenie w biurze projektu wypełnionego formularza rozliczenia finansowego wyjazdu,
  • złożenie w biurze projektu certyfikatu z opisem efektów uczenia się podpisanego przez przedstawiciela instytucji przyjmującej stypendystę
  • wypełnienie on-line ankiety ewaluacyjnej.
  • wypełnienie on-line sprawozdania merytorycznego.

A. Formularz rozliczenia finansowego

Formularz zgodny ze wzorem załączonym poniżej uczestnik dostarcza do biura projektu. Jeżeli w ramach mobilności ponoszone były koszty opłaty konferencyjnej, opłaty za szkolenie itp. to należy także dopilnować, aby do biura projektu dotarła faktura za ten koszt. Faktury są czasem wręczane uczestnikom na miejscu wydarzenia, a czasem wysyłane na adres uczelni, która wniosła opłatę. Jeżeli uczestnik otrzyma fakturę, powinien ją dostarczyć wraz z formularzem rozliczenia.

Z uwagi na fakt, że koszty podróży, wizy, ubezpieczenia i utrzymania są w zryczałtowanych wysokościach, Beneficjent nie będzie wymagał od uczestników zbierania dowodów księgowych potwierdzających ponoszenie wydatków.

Dokument może być przygotowany w języku polskim lub języku angielskim.

B. Certyfikat z opisem efektów kształcenia

Uczestnik wraz z rozliczeniem dostarcza dokumenty potwierdzające podniesienie kompetencji lub zdobycie kwalifikacji. Dokumentem potwierdzającym udział w krótkiej formie kształcenia i jej ukończenie jest certyfikat wraz z opisem efektów uczenia się. W przypadku, gdy instytucja przyjmująca uczestnika projektu nie wystawia własnych certyfikatów, uczestnik projektu jest zobowiązany uzyskać potwierdzenie na wzorze załączonym poniżej. Jeżeli charakter mobilności nie wskazuje na zewnętrznego organizatora, uczestnik powinien uzyskać potwierdzenie pobytu od właściwej instytucji (np. biblioteki, w której realizuje kwerendę, organizatora wyprawy terenowej) z wyraźnymi datami pobytu, a efekty uczenia się przygotować samodzielnie i uzyskać ich potwierdzenie przez promotora (w przypadku doktorantów).
Dokument może być przygotowany w języku polskim lub języku angielskim.

C. Ankieta on-line

Uczestnik wypełnia ankietę, której treść jest przekazywana wyłącznie do NAWA.

Proces wypełniania ankiety ewaluacyjnej:

  1. Ankieta ewaluacyjna dla uczestników dostępna jest w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej;
  2. Wypełnienie ankiety jest możliwe po wpisaniu kodu dostępu (tzw. token)
  3. Uczestnik otrzymuje token najwcześniej w ostatnim dniu mobilności na własny wniosek, to jest po wysłaniu maila z prośbą na adres: prom@us.edu.pl
  4. Token jest jednorazowy – każdy uczestnik otrzymuje jeden token i jeden token przypisany jest tylko do jednego uczestnika.
  5. Po wypełnieniu i wysłaniu przez danego uczestnika ankiety Beneficjent (uczelnia) otrzyma mailem informację o tym fakcie.
  6. Po stronie NAWA osobą do kontaktu w sprawie ankiet ewaluacyjnych jest: Tomasz Tędziagolski, tomasz.tedziagolski@nawa.gov.pl.

D. Sprawozdanie merytoryczne on-line

Uczestnik wypełnia formularz sprawozdania merytorycznego, które jest przygotowane na potrzeby Beneficjenta (tj. uczelni). Treści zawarte w formularzu są podstawą oceny merytorycznej wyjazdu, która może być brana pod uwagę m.in. w kolejnej edycji programu PROM a także przy ewaluacji doktorantów w Szkole Doktorskiej w konkursach stypendialnych. Treści mogą być przekazane do NAWA a także wykorzystane w celach informacyjnych i promocyjnych. Treści, łącznie z danymi kontaktowymi, zostaną przekazane do Sekcji Prasowej UŚ. Zostaną także wykorzystane w celach statystycznych do przygotowania wniosku w kolejnej edycji programu.
Ponieważ treść ankiety on-line (powyżej) jest przekazywana wyłącznie do NAWA w sprawozdaniu merytorycznym mogą pojawić się te same pytania, co w ankiecie.

 

Załączniki w języku polskim

A. Formularz rozliczenia finansowego wyjazdu – wersja polska

B. Certyfikat i opis efektów uczenia się

C. Aby otrzymać link do ankiety oraz token uczestnik, który ukończył wyjazd wysyła e-mail na adres prom@us.edu.pl informując o zakończeniu wyjazdu i prosząc o token i link.

D. Formularz sprawozdania merytorycznego po powrocie – link.

 

Załączniki w języku angielskim

A. Visit settlement form – english

B. Certificate and description of the learning outcomes

C. Aby otrzymać link do ankiety oraz token uczestnik, który ukończył wyjazd wysyła e-mail na adres prom@us.edu.pl informując o zakończeniu wyjazdu i prosząc o token i link.

D. Formularz sprawozdania w wersji angielskiej: link.

 

Program jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. „Międzynarodowa wymiana stypendialna doktorantów i kadry akademickiej”, realizowany w ramach Działania określony we wniosku o dofinansowanie projektu nr POWR.03.03.00-00-PN13/18.

return to top