|Marek Drąg | dr Barbara Smorczewska | Katarzyna Więcek-Jakubek |
Praca w systemie home office zazwyczaj bywa kojarzona z elastycznością i swobodą, niemniej jednak ten model pracy niesie ze sobą określone wyzwania, odnośnie do których warto przyjąć indywidualną strategię działania.
Jak przygotować się do realizacji zadań w systemie zdalnym
Zachowanie dotychczasowych nawyków związanych z przygotowaniem do pracy pomaga wejść w rolę zawodową w przypadku świadczenia pracy w systemie zdalnym. Warto zatem zadbać o podobną porę pobudki, ubiór zawodowy, wydzielenie osobnego stanowiska do pracy biurowej, zachowanie pracowniczych rytuałów np. w postaci porannej kawy itp.
Aranżacja miejsca pracy i przestrzeganie pór pracy. Warto stworzyć sobie miejsce, które jednoznacznie kojarzy się z pracą i w takiej aranżacji wykorzystywać je wyłącznie do realizacji zadań zawodowych w stałych porach. Takie działanie pozwala zmobilizować się do wykonania pracy, a to z kolei pomaga w wyznaczaniu granicy pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym, co jest szczególnie ważne w przypadku realizacji zadań zawodowych w domu.
Przebywając w czasie pracy zdalnej z innymi domownikami, spróbujmy razem przygotować ramy dnia i zadania do wykonania. Wspólne godziny przerw na posiłki czy relaks zmniejszą liczbę „rozpraszaczy” we współdzielonej przestrzeni.
Plan dnia przygotowujemy zgodnie z zasadą 60/20/20 w zarządzaniu sobą w czasie. Oznacza to, że 60% swojego czasu przeznaczamy na pracę, 20% pozostawiamy na zadania nieoczekiwane, a 20% – to czas na spontaniczne aktywności związane np. z budowaniem relacji i współpracy z innymi pracownikami czy też dbaniem o higienę pracy. Dobrym przykładem może być krótka przerwa na przysłowiowe ,,rozprostowanie kości” lub posiłek dostarczający energii do dalszej pracy.
Dzielenie pracy na odcinki czasowe, po których następują krótkie przerwy regeneracyjne. Przykładem takiego sposobu pracy może być technika pomodoro, która służy zwiększeniu motywacji do intensywnej pracy poprzez wyrobienie w sobie nawyku wykonywania zadań w interwałach czasowych. Zgodnie z tą metodą dzielimy pracę na odcinki, które jesteśmy w stanie wykonać w przedziale 25 minut. Po upływie czasu następuje 5 minut przerwy, po których wracamy do pracy znów w przedziale 25 minut. Po 4 takich interwałach realizujemy długą przerwę np. 20 minutową, po której realizujemy kolejne 4 interwały: po 25 minut pracy i 5 minut relaksu. Ważnym elementem tej techniki jest ustawienie minutnika i przestrzeganie zasad, które pozwalają wyrobić w sobie nawyk intensywnej pracy w interwałach czasowych.
Dbanie o komfort pracy. Badania pokazują, że wśród czynników kluczowych dla osób pracujących w systemie zdalnym są: hałas otoczenia podczas rozmów telefonicznych oraz czynniki rozpraszające uwagę. Z tego powodu powinniśmy zadbać o odpowiednią higienę pracy. Warto również zaznaczać postępy pracy, na przykład wykreślając zadania zapisane w planerze albo przesuwając karteczki z serii „do zrobienia” do części „zadania wykonane”. Percepcja postępu daje poczucie satysfakcji, łatwiej uruchamiają się w nas mechanizmy motywacyjne do dalszego działania.