|Marek Drąg | dr Barbara Smorczewska | Katarzyna Więcek-Jakubek |
Jednym z wyzwań zdalnej pracy realizowanej zespołowo jest ograniczenie bezpośrednich kontaktów międzyludzkich, które przyczyniają się do budowania i utrzymywania relacji zarówno w zespole, jak również pomiędzy różnymi grupami pracowników. Radzimy w związku z tym, w jaki sposób można zadbać o atmosferę pracy poprzez podtrzymywanie kontaktów z innymi współpracownikami.
Jak budować i utrzymywać relacje z innymi współpracownikami
Życie zawodowe ma również wymiar społeczny oparty na relacjach z innymi ludźmi. Warto zadbać o potrzeby społeczne związane z rozmowami ze współpracownikami, które w biurach są inicjowane w sposób naturalny. Pracując zdalnie, warto pomyśleć o kanale komunikacji przeznaczonym dla rozmów w luźniejszej formule. Dobrym rozwiązaniem może być np. komunikator internetowy, dedykowany kanał chat w MS Teams itp. Warto zabezpieczyć czas w harmonogramie spotkań on-line na rozmowy ukierunkowane na budowanie relacji i pozytywnej atmosfery wśród współpracowników.
Do pewnego stopnia warto odtwarzać zespołowe zwyczaje w zakresie wspólnej pracy świadczonej w biurze, np. poprzez informowanie się o przyjętych godzinach pracy zdalnej, poprzez codzienne odprawy wspomagane przez komunikatory zdalne lub wspólny wirtualny lunch, jeśli mieliśmy do tej pory taki zwyczaj w zespole. Z pewnością należy ustalić i przestrzegać godzin pracy zarezerwowanych na współpracę z innymi, czyli tych, w czasie których na pewno będziemy do dyspozycji naszych współpracowników.
Mając na celu efektywność pracy, dobrze jest uzgodnić w zespole preferowane formy komunikacji. Mamy osobiste preferencje jeśli chodzi o używanie telefonu, poczty mailowej czy komunikatorów typu „instant”. Prawdopodobnie w pracy zdalnej używać będziemy ich wszystkich, co nie oznacza, że wszyscy w równym stopniu. Warto umawiać się, które sprawy będziemy załatwiać przy użyciu określonych komunikatorów oraz uwzględniać preferencje członków zespołu w tym zakresie.
W kontekście pracy zdalnej kluczowe staje się ustalanie priorytetów realizacji celów szczegółowych oraz kolejnych zadań zespołu, a także wyjaśnianie ich znaczenia oraz jasne komunikowanie wskaźników/kryteriów sukcesu. Tworząc harmonogram realizacji zadań nadrzędnych i szczegółowych, należy uwzględnić nieuniknioną stratę czasu związaną z wykorzystaniem technologii informacyjnej, szczególnie gdy stawiamy pierwsze kroki w wirtualnej przestrzeni pracy zdalnej.
Nie do przecenienia w przypadku pracy zdalnej jest dbałość o morale zespołu, a przede wszystkim okazywanie uznania, które jest niestety często zaniedbywane w praktyce zarządzania. W sytuacji pracy zdalnej jego znaczenie staje się wręcz krytyczne, szczególnie w wykonaniu przełożonego. Brak komunikacji bezpośredniej „wycina” bowiem większość subtelnych sygnałów niewerbalnych, będących oznakami uznania w kontakcie face-to-face, stąd trzeba uwzględnić taki komunikat bezpośrednio w trakcie rozmowy realizowanej przy wykorzystaniu narzędzi komunikacji na odległość.
Ustalenie sposobu przechowywania informacji/wiedzy zgromadzonej w czasie zdalnej realizacji zadań i dostępu do niej przez członków zespołu oraz dalszego udostępniania jej poza zespołem.