| Marek Drąg | Agata Sołdrowska |
W wielu ofertach pracy możliwość home office wymienia się jako jeden z elementów decydujących o ich atrakcyjności. Jednak w obecnej sytuacji ten tryb pracy, z dodatkowej możliwości stał się koniecznością. Mając świadomość, że dla wielu z nas praca zdalna nadal jest nową, a przynajmniej niecodzienną sytuacją, kontaktując się ze sobą koncentrujemy się raczej na treści, niż na formie. Czy oznacza to, że podczas telekonferencji i innych kontaktów online nie obowiązują żadne zasady? Oczywiście, że nie. Praca zdalna również ma swój savoir-vivre, który ułatwia wykonywanie swoich obowiązków, a teraz może także pomóc nadać naszej pracy ramy normalności. Poniżej przedstawiamy krótki poradnik.
Pliki do pobrania
SAVOIR-VIVRE ORGANIZATORA SPOTKAŃ ONLINE
Kieruj się najprostszymi rozwiązaniami przy wyborze aplikacji
- sprawdź, jakie funkcje są rzeczywiście potrzebne, obsługiwana liczba uczestników, zastosowane zabezpieczenia – szyfrowanie transmisji, ograniczenie dostępu do treści, możliwość zapraszania osób spoza organizacji, czat, przesyłanie plików, udostępnianie pulpitu itp.;
- nie każdy jest biegły w rozwiązaniach IT, dlatego warto wybierać aplikacje najprostsze w obsłudze lub powszechnie znane w organizacji;
- uwzględnij zasoby sprzętowe uczestników – warto wybierać aplikacje działające również na urządzeniach mobilnych lub z poziomu przeglądarki internetowej (niewymagające instalacji);
- sprawdź, jakie są najczęstsze trudności techniczne w wybranym kanale komunikacji, opracuj plan radzenia sobie z nimi, np. przy połączeniach telefonicznych użycie „on hold” może uruchomić irytującą muzykę.
W zaproszeniu na spotkanie uwzględnij
- zarys wymagań technicznych i możliwości w zakresie przetestowania połączenia – w ten sposób unikniesz oczekiwania na uczestników, mających trudności techniczne z dołączeniem do spotkania;
- określ jasno cel i czas spotkania – agenda oraz informacja o materiałach, które uczestnik ma przygotować, mogą zaprocentować skróceniem czasu szukania pożądanych materiałów podczas spotkania;
- kluczowe kanały komunikacji – warto opisać, które funkcje aplikacji będą wykorzystane i w jakim celu, np. blokowanie mikrofonów uczestników, aby prowadzący mógł udzielać głosu, czy blokada transmisji video uczestników, aby zwiększyć jakość połączenia audio itp.;
- zakres wsparcia technicznego podczas spotkania, który nie zakłóci jego przebiegu.
Podczas spotkania
- zapewnij przestrzeń czasową przed połączeniem dla ewentualnych pytań technicznych;
- zapytaj uczestników o jakość połączenia – w przypadku złej jakości – reaguj, np. poprzez rezygnację z widoku kamer uczestników lub obniżenie jakości transmisji video osób prezentujących, blokuj uczestników, których urządzenia zakłócają połączenie, przekazując im informację zwrotną;
- zapewnij przerwy przy dłuższych spotkaniach, tj. trwających powyżej 1,5 godziny;
- przedstaw uczestników, plan spotkania, zasady komunikacji, np. kolejność zabierania głosu, sposób zgłaszania pytań, zasadę „jednego mikrofonu”, poufności, zwięzłych wypowiedzi, ustal kto sporządza notatkę ze spotkania i sposób jej akceptacji oraz jakie materiały otrzymają uczestnicy po zakończeniu rozmowy itp.;
- egzekwuj zasady spotkania okazując cierpliwość innym – dla wielu osób to zupełnie nowa sytuacja;
- aktywizuj milczących uczestników, przedstawiaj osoby, które dołączyły później.
Dobre praktyki
- osobny kanał komunikacji dla trudności technicznych – w przypadku połączenia z dużą liczbą uczestników spotkania, warto zapewnić osobę do ewentualnej pomocy technicznej dla rozmówców;
- blokowanie mikrofonów/video – wiele aplikacji do spotkań online umożliwia organizatorowi zarządzanie
ustawieniami uczestników. W przypadku dużej liczby osób, efektywnym rozwiązaniem jest udzielanie głosu i
umożliwienie transmisji tylko osobom prezentującym. Czat może pełnić funkcję miejsca swobodnego
zabierania głosu dla wszystkich biorących udział w spotkaniu; - dbałość o poszanowanie czasu uczestników – egzekwowanie czasu wypowiedzi, skupienie na celach spotkania, punktualne rozpoczynanie sesji, sprzyja efektywnemu prowadzeniu spotkań online;
- przekazywanie emocji – praca głosem jest kluczowa, gdy nie widzimy rozmówcy. Warto mówić również o własnych odczuciach dla lepszego zrozumienia intencji.
SAVOIR-VIVRE UCZESTNIKA SPOTKAŃ ONLINE
Przetestuj sprzęt
- przed spotkaniem warto sprawdzić działanie aplikacji, z której planujemy skorzystać. Uczestnictwo w spotkaniu może wiązać się z wymogiem wcześniejszej rejestracji, konfiguracji aplikacji lub korzystania z określonej przeglądarki internetowej albo najnowszej jej wersji;
- sprawdź jakość połączenia (test transmisji video). W przypadku niezadowalającej jakości, warto sprawdzić zasięg Wi-Fi/LTE i wyłączyć zbędne aplikacje, które
korzystają z transmisji video, pobierają lub przesyłają duże ilości danych;
Zadbaj o otoczenie
- wybierz pomieszczenie gwarantujące w miarę możliwości spokój i ciszę – warto zostawić kartkę na drzwiach z prośbą o nieprzeszkadzanie w godzinach spotkania, zamknąć okna w celu redukcji szumu;
- zadbaj o to co, zobaczy rozmówca – odpowiednie oświetlenie, porządek i strój pomogą w nieodwracaniu uwagi innych uczestników spotkania od omawianego tematu;
- wyłącz zbędne urządzenia i aplikacje – mogą generować niepotrzebny hałas podczas spotkania, dekoncentrować zarówno nas, jak i uczestników.
Szanuj czas innych
(pamiętaj, że podczas zdalnego spotkania, obowiązują te same zasady, co na zwykłym spotkaniu)
- bądź punktualny, przedstaw się – w połączeniach głosowych, trudno jest rozpoznać rozmówcę;
- wycisz telefon i zadbaj o to, aby móc uczestniczyć w całości spotkania;
- zapoznaj się z zasadami komunikacji – agenda, zasady zabierania głosu, czas wypowiedzi, cel wykorzystania czatu lub innych dostępnych funkcjonalności aplikacji;
- postaraj się mówić zwięźle i na temat, dodanie krótkich pauz pomiędzy przedstawianymi zagadnieniami umożliwią kontrolę nad wtrąceniami i pytaniami ze strony pozostałych uczestników.
Zadbaj o komfort połączenia, nie zakłócaj przebiegu spotkania
- wyciszaj mikrofon, gdy nie zabierasz głosu – pomoże to ograniczyć szum;
- korzystaj ze słuchawek i mikrofonu, a jeżeli ich nie posiadasz, warto ściszyć dźwięk, w miarę możliwości maksymalnie zwiększyć dystans pomiędzy mikrofonem a głośnikiem;
- wyłącz lub ogranicz transmisję video, jeżeli wpływa na jakość połączenia pozostałych uczestników;
- przestrzegaj zasady 1 mikrofonu – jednoczesne mówienie kilku osób generuje niezrozumiały szum;
- adresuj pytania, komentarze, zadania – łatwiej uniknąć zamieszania i uzyskać odpowiedź;
- nie nagrywaj spotkania – nagrywanie bez zgody danej osoby jest nielegalne.
Warto
- gdy spotkanie ma oficjalny charakter nie stosuj emotikonów/zabawnych gifów itp.;
- przygotuj wcześniej materiały, które udostępniasz innym podczas spotkania (unikniesz szukania ich w posiadanych zasobach podczas trwania spotkania);
- zgłaszaj zakłócenia w połączeniu – warto zadbać o to, aby komunikat miał wydźwięk wspierający, nie był krytyką;
- okaż cierpliwość innym – nie każdy dobrze radzi sobie z aplikacjami do pracy zdalnej, a trudności techniczne bywają stresujące, warto być wyrozumiałym.
Pamiętaj,„uśmiech słychać”.