Przejdź do treści

Uniwersytet Śląski w Katowicach

Savoir-vivre spotkań online

17.04.2020 - 17:33 aktualizacja 20.04.2020 - 12:48
Redakcja: MJ

| Marek Drąg | Agata Sołdrowska |

W wielu ofertach pracy możliwość home office wymienia się jako jeden z elementów decydujących o ich atrakcyjności. Jednak w obecnej sytuacji ten tryb pracy, z dodatkowej możliwości stał się koniecznością. Mając świadomość, że dla wielu z nas praca zdalna nadal jest nową, a przynajmniej niecodzienną sytuacją, kontaktując się ze sobą koncentrujemy się raczej na treści, niż na formie. Czy oznacza to, że podczas telekonferencji i innych kontaktów online nie obowiązują żadne zasady? Oczywiście, że nie. Praca zdalna również ma swój savoir-vivre, który ułatwia wykonywanie swoich obowiązków, a teraz może także pomóc nadać naszej pracy ramy normalności. Poniżej przedstawiamy krótki poradnik.

Pliki do pobrania

» Savoir-vivre organizatora spotkań online

» Savoir-vivre uczestnika spotkań online

Smartfon, słuchawki, laptop

SAVOIR-VIVRE ORGANIZATORA SPOTKAŃ ONLINE

cyfra 1

Kieruj się najprostszymi rozwiązaniami przy wyborze aplikacji

  • sprawdź, jakie funkcje są rzeczywiście potrzebne, obsługiwana liczba uczestników, zastosowane zabezpieczenia – szyfrowanie transmisji, ograniczenie dostępu do treści, możliwość zapraszania osób spoza organizacji, czat, przesyłanie plików, udostępnianie pulpitu itp.;
  • nie każdy jest biegły w rozwiązaniach IT, dlatego warto wybierać aplikacje najprostsze w obsłudze lub powszechnie znane w organizacji;
  • uwzględnij zasoby sprzętowe uczestników – warto wybierać aplikacje działające również na urządzeniach mobilnych lub z poziomu przeglądarki internetowej (niewymagające instalacji);
  • sprawdź, jakie są najczęstsze trudności techniczne w wybranym kanale komunikacji, opracuj plan radzenia sobie z nimi, np. przy połączeniach telefonicznych użycie „on hold” może uruchomić irytującą muzykę.

cyfra 2

W zaproszeniu na spotkanie uwzględnij

  • zarys wymagań technicznych i możliwości w zakresie przetestowania połączenia – w ten sposób unikniesz oczekiwania na uczestników, mających trudności techniczne z dołączeniem do spotkania;
  • określ jasno cel i czas spotkania – agenda oraz informacja o materiałach, które uczestnik ma przygotować, mogą zaprocentować skróceniem czasu szukania pożądanych materiałów podczas spotkania;
  • kluczowe kanały komunikacji – warto opisać, które funkcje aplikacji będą wykorzystane i w jakim celu, np. blokowanie mikrofonów uczestników, aby prowadzący mógł udzielać głosu, czy blokada transmisji video uczestników, aby zwiększyć jakość połączenia audio itp.;
  • zakres wsparcia technicznego podczas spotkania, który nie zakłóci jego przebiegu.

 

cyfra 3

Podczas spotkania

  • zapewnij przestrzeń czasową przed połączeniem dla ewentualnych pytań technicznych;
  • zapytaj uczestników o jakość połączenia – w przypadku złej jakości – reaguj, np. poprzez rezygnację z widoku kamer uczestników lub obniżenie jakości transmisji video osób prezentujących, blokuj uczestników, których urządzenia zakłócają połączenie, przekazując im informację zwrotną;
  • zapewnij przerwy przy dłuższych spotkaniach, tj. trwających powyżej 1,5 godziny;
  • przedstaw uczestników, plan spotkania, zasady komunikacji, np. kolejność zabierania głosu, sposób zgłaszania pytań, zasadę „jednego mikrofonu”, poufności, zwięzłych wypowiedzi, ustal kto sporządza notatkę ze spotkania i sposób jej akceptacji oraz jakie materiały otrzymają uczestnicy po zakończeniu rozmowy itp.;
  • egzekwuj zasady spotkania okazując cierpliwość innym – dla wielu osób to zupełnie nowa sytuacja;
  • aktywizuj milczących uczestników, przedstawiaj osoby, które dołączyły później.

cyfra 4

Dobre praktyki

  • osobny kanał komunikacji dla trudności technicznych – w przypadku połączenia z dużą liczbą uczestników spotkania, warto zapewnić osobę do ewentualnej pomocy technicznej dla rozmówców;
  • blokowanie mikrofonów/video – wiele aplikacji do spotkań online umożliwia organizatorowi zarządzanie
    ustawieniami uczestników. W przypadku dużej liczby osób, efektywnym rozwiązaniem jest udzielanie głosu i
    umożliwienie transmisji tylko osobom prezentującym. Czat może pełnić funkcję miejsca swobodnego
    zabierania głosu dla wszystkich biorących udział w spotkaniu;
  • dbałość o poszanowanie czasu uczestników – egzekwowanie czasu wypowiedzi, skupienie na celach spotkania, punktualne rozpoczynanie sesji, sprzyja efektywnemu prowadzeniu spotkań online;
  • przekazywanie emocji – praca głosem jest kluczowa, gdy nie widzimy rozmówcy. Warto mówić również o własnych odczuciach dla lepszego zrozumienia intencji.

SAVOIR-VIVRE UCZESTNIKA SPOTKAŃ ONLINE

cyfra 1

Przetestuj sprzęt

  • przed spotkaniem warto sprawdzić działanie aplikacji, z której planujemy skorzystać. Uczestnictwo w spotkaniu może wiązać się z wymogiem wcześniejszej rejestracji, konfiguracji aplikacji lub korzystania z określonej przeglądarki internetowej albo najnowszej jej wersji;
  • sprawdź jakość połączenia (test transmisji video). W przypadku niezadowalającej jakości, warto sprawdzić zasięg Wi-Fi/LTE i wyłączyć zbędne aplikacje, które
    korzystają z transmisji video, pobierają lub przesyłają duże ilości danych;

cyfra 2

Zadbaj o otoczenie

  • wybierz pomieszczenie gwarantujące w miarę możliwości spokój i ciszę – warto zostawić kartkę na drzwiach z prośbą o nieprzeszkadzanie w godzinach spotkania, zamknąć okna w celu redukcji szumu;
  • zadbaj o to co, zobaczy rozmówca – odpowiednie oświetlenie, porządek i strój pomogą w nieodwracaniu uwagi innych uczestników spotkania od omawianego tematu;
  • wyłącz zbędne urządzenia i aplikacje – mogą generować niepotrzebny hałas podczas spotkania, dekoncentrować zarówno nas, jak i uczestników.

cyfra 3

Szanuj czas innych

(pamiętaj, że podczas zdalnego spotkania, obowiązują te same zasady, co na zwykłym spotkaniu)
  • bądź punktualny, przedstaw się – w połączeniach głosowych, trudno jest rozpoznać rozmówcę;
  • wycisz telefon i zadbaj o to, aby móc uczestniczyć w całości spotkania;
  • zapoznaj się z zasadami komunikacji – agenda, zasady zabierania głosu, czas wypowiedzi, cel wykorzystania czatu lub innych dostępnych funkcjonalności aplikacji;
  • postaraj się mówić zwięźle i na temat, dodanie krótkich pauz pomiędzy przedstawianymi zagadnieniami umożliwią kontrolę nad wtrąceniami i pytaniami ze strony pozostałych uczestników.

cyfra 4

Zadbaj o komfort połączenia, nie zakłócaj przebiegu spotkania

  • wyciszaj mikrofon, gdy nie zabierasz głosu – pomoże to ograniczyć szum;
  • korzystaj ze słuchawek i mikrofonu, a jeżeli ich nie posiadasz, warto ściszyć dźwięk, w miarę możliwości maksymalnie zwiększyć dystans pomiędzy mikrofonem a głośnikiem;
  • wyłącz lub ogranicz transmisję video, jeżeli wpływa na jakość połączenia pozostałych uczestników;
  • przestrzegaj zasady 1 mikrofonu – jednoczesne mówienie kilku osób generuje niezrozumiały szum;
  • adresuj pytania, komentarze, zadania – łatwiej uniknąć zamieszania i uzyskać odpowiedź;
  • nie nagrywaj spotkania – nagrywanie bez zgody danej osoby jest nielegalne.

cyfra 5

Warto

  • gdy spotkanie ma oficjalny charakter nie stosuj emotikonów/zabawnych gifów itp.;
  • przygotuj wcześniej materiały, które udostępniasz innym podczas spotkania (unikniesz szukania ich w posiadanych zasobach podczas trwania spotkania);
  • zgłaszaj zakłócenia w połączeniu – warto zadbać o to, aby komunikat miał wydźwięk wspierający, nie był krytyką;
  • okaż cierpliwość innym – nie każdy dobrze radzi sobie z aplikacjami do pracy zdalnej, a trudności techniczne bywają stresujące, warto być wyrozumiałym.
    Pamiętaj,„uśmiech słychać”.

return to top