Uniwersytet Śląski w Katowicach

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 lub art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” informujemy o sposobie i celu w jakim przetwarzamy Państwa dane osobowe, a także o przysługujących Państwu prawach związanych z ochroną danych, wskazując, że:

1. Administrator danych osobowych:

– Uniwersytet Śląski w Katowicach reprezentowany przez Rektora;

– Rektor jako organ zarządzający i odpowiedzialny za finanse uczelni w przypadku umów podlegających obowiązkowej rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.

Kontakt z administratorem danych osobowych możliwy jest w formie:

1) listownie na adres: ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice;

2) przez e-mail: administrator.danych@us.edu.pl;

2. Inspektor ochrony danych

Może się Pani/Pan kontaktować z inspektorem ochrony danych we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, w następujący sposób:

• listownie na adres: ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice;
• przez e-mail: iod@us.edu.pl;

3. Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania

Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b, c, e, f RODO, tj.

a) konieczność dysponowania danymi osobowymi, przez okres poprzedzający zawarcie Umowy (dla potrzeb nawiązania listu intencyjnego) oraz przez okres wykonywania Umowy (złożenia podpisu przez reprezentantów Kontrahentów oraz dla potrzeb jej realizacji, koordynacji przez osoby fizyczne wskazane do kontaktów roboczych, będące pracownikami lub osobami współpracującymi z kontrahentami;

b) wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w szczególności wynikających z przepisów rachunkowo-podatkowych, z obowiązku archiwizacyjnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;

c) wypełnienie obowiązków prawnych związanych z obowiązkiem ustawowym administratora do udostępniania i aktualizacji informacji o zawieranych umowach przez uczelnię jako jednostkę sektora finansów publicznych w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych prowadzonym przez Ministra Finansów na podstawie art. 34a oraz 34b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych;*

d) wykonanie zadania publicznego uczelni, tj. prowadzenie działalności naukowej, świadczenie usług badawczych oraz transfer wiedzy i technologii do gospodarki, wynikającego z art. 11 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;

e) w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami z tytułu realizacji umowy, stanowiących prawnie uzasadniony interes administratora.

Podanie danych osobowych jest wymogiem koniecznym do podjęcia działań przed zawarciem Umowy (nawiązania listu intencyjnego) oraz jej wykonywania (złożenia podpisu przez reprezentantów stron oraz zapewnienia jej właściwej realizacji przez osoby fizyczne wskazane w jej treści do kontaktów roboczych, dla potrzeb jej koordynacji). W przypadku niepodania danych osobowych nie będzie możliwe zrealizowanie ww. celu.

Dane osobowe mogą również zostać pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jeżeli dobrowolnie udostępni Pani/Pan dane osobowe Uniwersytetowi Śląskiemu w Katowicach, w ramach współpracy na podstawie Listu intencyjnego i/lub umowy.

*podstawa ma zastosowanie tylko w przypadku, gdy zawierana umowa musi obligatoryjnie zostać zarejestrowana w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.

4. Kategorie danych osobowych i źródła ich pozyskania (dotyczy przypadków pozyskiwania danych osobowych z innych źródeł niż od osoby, której dane dotyczą)

Kontrahent listu intencyjnego i/lub umowy udostępnił Uniwersytetowi Śląskiemu w Katowicach dane osobowe reprezentantów, pracowników, współpracowników – wskazane w ich treści lub inne dane kontaktowe niezbędne do jej realizacji, w szczególności: imię i nazwisko, e-mail służbowy, nr telefonu służbowy, funkcja/stanowisko i miejsce pracy.

5. Okres przechowywania danych osobowych

Administrator będzie przechowywał dane osobowe przez okres niezbędny do udokumentowania czynności z Pani/Pana udziałem, w związku z podjęciem działań przed zawarciem umowy i jej wykonywaniem, a po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy – przez okres wynikający z przepisów rachunkowo-podatkowych. Okresy te mogą zostać przedłużone w przypadku potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami z tytułu realizacji niniejszej umowy, do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dokumentacja będzie podlegała archiwizacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

W zakresie celu, o którym mowa w pkt 3c, Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane
i udostępniane w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych  przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać, zgodnie z art. 34b ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

6. Odbiorcy danych

Pani/Pana dane możemy przekazywać podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską; organom lub podmiotom publicznym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa; oraz innym podmiotom współpracującym z nami w zakresie niezbędnym i w celu zgodnym z realizacją umowy.

W zakresie celu opisanego w pkt 3c odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będzie Minister Finansów (podmiot prowadzący rejestr) oraz każda osoba zainteresowana, z uwagi na publiczny i powszechnie dostępny charakter Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych prowadzonego na stronie podmiotowej Ministra Finansów.

7. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

1)  prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych;

2)  prawo żądania sprostowania Pani/Pana danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych;

3) prawo żądania usunięcia Pani/Pana danych osobowych. Prawo to nie przysługuje, w szczególności gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa lub wykonania zadania publicznego;

4)  prawo żądania ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych;

5) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych, ze względu na Pani/Pana szczególną sytuację, w przypadkach, kiedy przetwarzamy Pani/Pana dane na podstawie naszego prawnie usprawiedliwionego interesu, w tym na potrzeby marketingu bezpośredniego, lub w celu realizacji zadania publicznego. UWAGA: w przypadku przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego można wnieść sprzeciw w dowolnym momencie bez względu na szczególną sytuację;

6) prawo do przenoszenia Pani/Pana danych osobowych, tj. prawo otrzymania od nas Pani/Pana danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Może Pani/Pan przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy przesłali Pani/Pana dane do innego administratora danych. Jednakże zrobimy to tylko, jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje Pani/Panu tylko co do tych danych, które przetwarzamy w sposób zautomatyzowany, czyli w formie elektronicznej, na podstawie umowy z Panią/Panem lub na podstawie Pani/Pana zgody;

7) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

8)  Pani/Pana dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.