Procedura odwołania/rezygnacji z wyjazdu zagranicznego lub przesunięcia terminu wyjazdu w związku z aktualną sytuacją epidemiologiczną
- W przypadku odwołania/rezygnacji z wyjazdu zagranicznego lub przesunięcia terminu wyjazdu należy o tym poinformować mailowo Dział Współpracy z Zagranicą – Biuro Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych na adres mailowy: aleksandra.rusecka@us.edu.pl .
W przypadku wyjazdu finansowanego z projektu należy poinformować o tym również kierownika projektu, który powinien sprawdzić zapisy na ten temat w danym projekcie.
- W przypadku odwołania/rezygnacji z wyjazdu zagranicznego lub przesunięcia terminu wyjazdu:
- na który został już zakupiony bilet lotniczy, kolejowy, autobusowy lub wiza w biurze podróży Travelbank, należy skontaktować się mailowo z biurem Travelbank: us@travelbank.com.pl (w tytule maila: UNIWERSYTET ŚLĄSKI), które udzieli informacji o procedurze anulowania biletu i ewentualnych możliwościach uzyskania zwrotu poniesionych kosztów (w zależności od rodzaju biletu) lub o procedurze zmiany przebukowania biletu na inny termin i związanych z tym kosztach. Należy zachować całą korespondencję mailową w tej sprawie w celu udokumentowania zaistniałej sytuacji i podjętych starań o odzyskanie poniesionych kosztów.
- w związku z którym dokonano już przelewu za opłatę konferencyjną, noclegi, itp. należy skontaktować się z organizatorem lub hotelem w celu uzyskania informacji o możliwości zwrotu poniesionych kosztów. Należy zachować całą korespondencję w tej sprawie w celu udokumentowania zaistniałej sytuacji i podjętych starań o odzyskanie poniesionych kosztów.
- na który wpłynęła już zaliczka na konto osoby wyjeżdżającej należy , należy dokonać przelewu zwrotnego w kwocie otrzymanej waluty. W przypadku przesunięcia terminu wyjazdu zaliczki nie trzeba zwracać.
- W przypadku braku możliwości uzyskania zwrotu poniesionych wcześniej kosztów, należy niezwłocznie przekazać do Działu Współpracy z Zagranicą – Biura Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych całą dokumentacją podjętych starań w celu odzyskania poniesionych wcześniej kosztów związanych z wyjazdem zagranicznym.
Dział Współpracy z Zagranicą