Uniwersytet Śląski w Katowicach

Procedura opłacania instytucjonalnych składek członkowskich w zagranicznych organizacjach:

Prosimy o złożenie zgłoszenia zapotrzebowania zgodnie z poniższymi informacjami:

1. Złożenie zgłoszenia zapotrzebowania w systemie SAP MMI:

• grupa materiałowa U60492000 – opłaty członkowskie w zagranicznych stowarzyszeniach;
• kwota składki w PLN (składka wyrażona w walucie obcej powinna być przeliczona po średnim kursie NBP i zawierać ewentualną rezerwę na różnicę kursową);
• pozycja D- wybór typu dekretacji (w zależności od źródła finansowania);
• zakładka Dane klienta: CPV 98100000-4 usługi organizacji członkowskich, Podpisy (wybór wymaganych podpisów w zależności od obiektu kontrolingowego), Cel zakupu 0 inne;
• zakładka Dekretacja: obiekt kontrolingowy wskazany przez Dziekana/ Kierownika Jednostki Organizacyjnej;
• zakładka Wycena należy zaznaczyć: jako cena brutto;
• zakładka Teksty:

– nazwa usługi;

– nazwa jednostki opłacającej składkę;

– nazwa organizacji;

– kwota składki w walucie obcej;

– forma płatności: przedpłata: przelew, płatność kartą /zwrot poniesionych kosztów;

– termin zapłaty;

– dane do przelewu (nazwa banku odbiorcy wpłaty, IBAN, SWIFT).

2. Po złożeniu zgłoszenia zapotrzebowania w systemie SAP MMI, prosimy
   o przesłanie maila zawierającego numer utworzonego zgłoszenia zapotrzebowania na adresy: brmm@us.edu.pl, w celu weryfikacji i zatwierdzenia zgłoszenia zapotrzebowania w systemie SAP MMI.
3. Po zdalnym zatwierdzeniu przez Dział Budżetowania i Kontrolingu, prosimy
   o przekazanie kompletu dokumentów do sekretariatu Pani Kwestor (wydruk zgłoszenia zapotrzebowania z podpisami Dziekana/Kierownika Jednostki Organizacyjnej, Działu Projektów, Działu Budżetowania i Kontrolingu wg. potrzeby zgodnie z obiektem kontrolingowym) oraz dokumentem będącym podstawą zapłaty: faktura/rachunek wystawione na Uniwersytet Śląski, wezwanie do zapłaty, e-mail itp.).

Dostarczona faktura/rachunek powinna, zawierać informację, czy opłacenie  składki członkowskiej jest zapłatą wyłącznie za przynależność do organizacji/stowarzyszenia czy opłacenie składki odpowiada konkretnemu świadczeniu np. uczestnictwo w wydarzeniach (konferencja), dostęp do pism specjalistycznych, portali internetowych.

1. 4. Termin złożenia dokumentów dotyczących opłacenia składki członkowskiej wynosi minimum 14 dni przed wymaganym terminem zapłaty. Późniejsze złożenie dokumentów może spowodować opóźnienie w terminowej realizacji zapłaty.
   5. W przypadku braku posiadania faktury/rachunku w momencie składania zgłoszenia zapotrzebowania w systemie SAP MMI, należy uzyskać fakturę/rachunek wystawiony na Uniwersytet Śląski po dokonaniu opłaty i niezwłocznie dostarczyć do BRMM. W przypadku braku możliwości uzyskania faktury/rachunku wystawionych na Uniwersytet Śląski należy wypełnić i dostarczyć do BRMM druk  Oświadczenia.
   6. Składki członkowskie w towarzystwach naukowych, instytucjach i organizacjach zagranicznych są wyłączone z Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (załącznik do zarządzenia nr 25 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 5 lutego 2021r. § 2 ust. 1, pkt 4).