Uniwersytet Śląski w Katowicach

Niniejsza polityka wskazuje rozwiązania służące efektywnej i przyjaznej pracownikom i pracowniczkom organizacji wyjazdów służbowych w ramach działalności naukowej, dydaktycznej i organizacyjnej.
Określone niżej priorytety mają na celu wdrożenie zmian sprzyjających podejmowaniu współpracy krajowej oraz międzynarodowej, przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa podróżujących i dążeniu do uproszczenia procedur formalnych.
Polityka obejmuje zalecenia w zakresie korzystania z komunikacji publicznej, samochodu prywatnego oraz samolotu. Dodatkowo wskazuje się ułatwienia w zakresie łączenia życia rodzinnego z zawodowym w związku z wyjazdami służbowymi.

1. Kierując się troską o bezpieczeństwo pracowników i pracowniczek, środowisko naturalne, oraz gospodarność w Uniwersytecie rekomenduje się i zaleca podróże środkami transportu publicznego. Z uzasadnionych powodów kierownik jednostki może wyrazić zgodę na podróż prywatnym samochodem. W tym przypadku przysługuje zwrot kosztów w wysokości do 100% kwoty określonej w odpowiednich przepisach prawa (tzw. kilometrówki), jednakże nie więcej niż równowartość 300 EURO.

2. Wyjazdy służbowe finansowane ze środków projektowych objęte są zasadami określonymi przez podmiot finansujący w ramach budżetu dostępnego w projekcie. W tych przypadkach stosuje się wytyczne danego projektu, a w razie ich braku powszechnie obowiązujące prawo nie uwzględniając wewnętrznych ograniczeń Uczelni.

3. Szczegółowe regulacje w tym zakresie określa:

• Instrukcja w sprawie należności związanych z podróżami służbowymi pracowników, podróżami osób niebędących pracownikami Uniwersytetu Śląskiego i podróżami gości krajowych oraz zasad ich rozliczania oraz
• Regulamin kierowania pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz przyjmowania gości z zagranicy.

1. Uniwersytet korzysta ze wsparcia wyspecjalizowanego biura podróży pomagającego w zakupie biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz organizacji podróży zagranicznych. Korzystanie z jego usług jest jednak dobrowolne. Pracownik może dokonać zakupu za pośrednictwem biura lub samodzielnie kupić bilet na podróż zagraniczną u przewoźnika (np. w linii lotniczej). Zakup poprzez biuro podróży zapewnia wsparcie w razie odwołania lotu lub innych podobnych sytuacji awaryjnych. Dokonując samodzielnego zakupu pracownik otrzymuje zwrot kosztu zakupionego biletu po zrealizowaniu i rozliczeniu całości kosztów wyjazdu. Decydując się na samodzielny zakup biletów pracownik jest zobowiązany kierować się względami gospodarności i celowości wydatkowania środków publicznych. W przypadku rażąco wysokiej ceny biletu, zakupionego z naruszeniem tych zasad, zwrot może zostać dokonany w wysokości odpowiadającej uzasadnionej cenie biletu na danej trasie.

2. Warunkiem zwrotu kosztów zakupionego biletu jest złożenie przed wyjazdem zaakceptowanego Wniosku o wyjazd za granicę oraz przedstawienie razem z rozliczeniem wyjazdu imiennej faktury lub imiennego biletu. Podobne zasady obowiązują przy zakupie wizy.

3. W przypadku wyjazdów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, w szczególności grantów krajowych i europejskich, zakup biletu i wizy podlega zasadom określonym przez podmiot finansujący dla danego rodzaju projektów.

4. Szczegółowe regulacje w tym zakresie określa:

• pismo okólne Rektora UŚ nr 3/2025 w sprawie zmiany procedury oraz określenia zasad zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych, promowych oraz usługi wizowania paszportów na wyjazdy za granicę pracowników, doktorantów, studentów Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach oraz osób niebędących pracownikami.

1. W trosce o równowagę między życiem rodzinnym i pracą Uniwersytet umożliwia podróżowanie służbowe wraz z rodziną lub innymi osobami towarzyszącymi. Uniwersytet dopuszcza również łączenie wyjazdów służbowych z urlopami wypoczynkowymi.

2. W przypadku takich podróży służbowych możliwe jest rozliczenie kosztów pobytu wyłącznie osoby delegowanej, na podstawie udokumentowanych przez pracownika kosztów noclegu w danym obiekcie dla jednej osoby. W przypadku łączenia delegacji z pobytem prywatnym, dodatkowe dni spędzone w danym miejscu wymagają uzyskania urlopu wypoczynkowego i nie stanowią części pobytu służbowego (nie są więc objęte ubezpieczeniem zapewnianym przez pracodawcę). Uniwersytet nie ponosi odpowiedzialności za bezpieczeństwo współuczestników podróży.

3. W przypadku wyjazdów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, odbycie wyjazdu służbowego łączonego z wyjazdem prywatnym może mieć miejsce pod warunkiem, że nie jest sprzeczne z zasadami realizacji danego projektu określanymi przez podmiot finansujący.

4. Szczegółowe regulacje w tym zakresie określa:

• Instrukcja w sprawie należności związanych z podróżami służbowymi pracowników, podróżami osób niebędących pracownikami Uniwersytetu Śląskiego i podróżami gości krajowych oraz zasad ich rozliczania oraz
• Regulamin kierowania pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz przyjmowania gości z zagranicy.