Samodzielny zakup biletów i usługi wizowania paszportów na wyjazd za granicę
Osoba wyjeżdżająca może samodzielnie zakupić bilety oraz wizę z własnych środków u dowolnego przewoźnika, w dowolnie wybranym biurze podróży lub poprzez portal rezerwacyjny. Decyzja w zakresie wydatkowania własnych środków należy do osoby realizującej zakup.
Zaleca się dokonywania samodzielnego zakupu biletu bezpośrednio u przewoźnika.
W przypadku dokonania zakupu przed akceptacją Wniosku o wyjazd za granicę, osoba wyjeżdżająca ponosi koszty tego zakupu, jeśli Wniosek nie zostanie zaakceptowany.
Osoba wyjeżdżająca ponosi pełną odpowiedzialność za podróż i w razie potrzeby sama dokonuje zmian, kontaktując się z przewoźnikiem.
Daty przejazdu powinny być zgodne z terminem pobytu na Wniosku o wyjazd za granicę.
Zwrot poniesionych kosztów za samodzielnie zakupione bilety następuje po zakończeniu wyjazdu, na podstawie dołączonych do rozliczenia wyjazdu:
- imiennej faktury wystawionej na osobę wyjeżdżającą
lub - imiennego biletu.
Dokument powinien zawierać:
- imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej,
- numer i datę wystawienia,
- rodzaj usługi,
- destynację,
- klasę biletu,
- datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia podróży,
- kwotę należności.
W przypadku samodzielnego zakupu wizy, zwrot poniesionych kosztów następuje po zakończeniu wyjazdu na podstawie dołączonych do rozliczenia wyjazdu:
- potwierdzenia wpłaty, rachunku
lub - faktury.
Dokument powinien zawierać:
- imię i nazwisko,
- kwotę,
- datę,
- nazwę kraju.
w danym projekcie przepisami.
Jeśli planowana wartość zakupu biletu na 1 osobę lub grupę osób podróżującą tym samym połączeniem przekracza 10 000,00 PLN netto, konieczne jest przeprowadzenie przez osobę wyjeżdżającą udokumentowanego rozeznania rynku zgodnie z obowiązującym Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, zgodnie z przyjętymi progami lub zakup za pośrednictwem biura. Do rozliczenia należy dołączyć minimum 3 oferty połączeń na wybrany termin i trasę lub zrzuty z ekranu z wyszukiwarki połączeń.
W przypadkach nasuwających wątpliwości, w szczególności rażąco wysokiej ceny biletu, uczelnia może zażądać udokumentowania spełnienia warunku oszczędnego i celowego wydatkowania środków na zakup biletów, w szczególności wyboru sprzedawcy, rodzaju biletu i możliwych do uzyskania cen.
W przypadku stwierdzenia naruszenia powyższych zasad środki wydatkowane na zakup biletu mogą nie zostać rozliczone lub zostać rozliczone jedynie w uzasadnionej części.