Uniwersytet Śląski w Katowicach

Od 23 maja 2023 roku obowiązuje nowa umowa nr DZP.381.093.2022.UGU  na  „Kompleksową organizację wyjazdów zagranicznych – rezerwację, sprzedaż i dostawę według bieżących potrzeb biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych i promowych oraz usługę wizowania paszportów”

Usługa będzie realizowana przez:

WHYNOTTRAVEL ZAŁOGA NASTERNAK SPÓŁKA KOMANDYTOWA z siedzibą w Kielnarowej 108A,

36-020 Tyczyn, i podwykonawców.

Wartość umowy 5 250 000,00 PLN z VAT

Do obsługi danej umowy zapewniono dwie niezależne linie telefoniczne:

1. +48 172306834
2. +48 172306830

Adres e-mail: us@whynottravel.pl

Zalecaną formą kontaktu z biurem podróży jest droga mailowa.

Zapewniono także linię help-desk: +48 570 055 600 – działającą całodobowo, poza godzinami pracy biura

Zapytanie o ofertę podróży należy wysłać na adres:us@whynottravel.pl wraz z następującymi informacjami:

1. W temacie maila należy wpisać: UNIWERSYTET ŚLĄSKI
2. Prawidłowe imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej – zgodne z podanym w dowodzie osobistym i paszporcie
3. Termin rozpoczęcia podróży
4. Czy termin rozpoczęcia jest elastyczny? W jakim przedziale czasowym szukać połączeń.*
5. Miejsce rozpoczęcia podróży lub wylotu
6. Miejsce docelowe podróży
7. Data powrotu z podróży
8. Miejsce zakończenia podróży lub przylotu
9. Klasa II biletu (dotyczy połączeń kolejowych)
10. Rodzaj bagażu: podręczny, rejestrowany (dotyczy lotów)
11. Numer telefonu kontaktowego osoby wyjeżdżającej (informacja ta może być bardzo potrzebna w razie zaistnienia sytuacji awaryjnej, np. odwołania lotu)
12. Adres mailowy osoby wyjeżdżającej
13. Inne istotne informacje mające wpływ na zakup biletu/ wizy

*Prosimy o informowanie biura podróży czy termin wyjazdu jest elastyczny i przykładowo biuro może zaproponować także połączenia dzień wcześniej/ później. Po podaniu takiej informacji może się okazać, że cena biletu będzie korzystniejsza. Jeśli osoba wyjeżdżająca nie zaznaczy czy termin wyjazdu jest elastyczny, zostanie jej przedstawiona opcja na wybrany, konkretny termin podróży.

W procesie zakupu biletów lotniczych terminy rezerwacji biletów są aktualnie krótkie, a w przypadku tzw. „tanich linii lotniczych” cena biletu ulega zmianie w sposób bardzo dynamiczny, co narzucone jest przez linie lotnicze. W związku z tym, prosimy wysyłać zapytania o podróż do WhyNotTravel dopiero po złożeniu wniosków WP lub WS w Dziale Mobilności Międzynarodowych.

Bilety są przesyłane w formie elektronicznej na adres e-mail osoby wyjeżdżającej lub dostarczane pod wskazany adres jednostki Uniwersytetu w Katowicach, Sosnowcu, Chorzowie lub Cieszynie. Osoba wyjeżdżająca nie płaci za bilet. Płatności są realizowane przez Dział Mobilności Międzynarodowych.

W przypadku, gdy podróż samolotem złożona jest z kilku niezależnych od siebie odcinków na różnych biletach, w razie opóźnienia lub odwołania jednego przelotu, podróżujący traci dalsze połączenia i ponosi koszty związane z dalszym etapem podróży. Dokonując pojedynczych zakupów na stronach tanich linii nie ma gwarancji ceny, ani miejsca na kolejnych etapach podróży.

WhyNotTravel wysyła zapytanie o możliwość wykupu biletu do Działu Mobilności Międzynarodowych. Dział Mobilności Międzynarodowych potwierdza wykup biletów w godz. 7.30 – 15.30.

Po zapytaniu o ofertę podróży przez osobę wyjeżdżającą  WHYNOTTRAVEL wyszukuje dostępne połączenia i przekazuje je osobie wyjeżdżającej w dogodny dla niej sposób do trzech godzin od przyjęcia zamówienia*. WHYNOTTRAVEL odpowiada za skuteczne przekazanie osobie zainteresowanej w/w informacji.

WHYNOTTRAVEL ma obowiązek podawania co najmniej trzech optymalnych propozycji połączeń lotniczych, na jedno zapytanie osoby wyjeżdżającej, w tym także w klasie przewoźników tzw. Tanich Linii Lotniczych. Biuro podróży ma obowiązek informacji, czy na danej trasie są dostępne połączenia tanimi liniami lotniczymi.

W sytuacji braku połączenia lotniczego do miejsca docelowego – WHYNOTTRAVEL przedstawia każdorazowo propozycję optymalnego planu podróży uwzględniającego ewentualne połączenia kolejowe lub autobusowe (z miejsca lądowania do miejsca docelowego podróży) świadczone w ramach jednej usługi.

WHYNOTTRAVEL przesyła wyjeżdżającemu oraz do wiadomości do Działu Mobilności Międzynarodowych pocztą elektroniczną potwierdzenie rezerwacji oraz informuje o terminie wykupu biletu, cenie, limicie bagażu oraz trasie. W przypadku tanich linii lotniczych WHYNOTTRAVEL przesyła propozycję trasy, dostępne limity bagażowe, cenę biletu oraz informacje o dodatkowych opłatach za bagaż.

WHYNOTTRAVEL informuje wyjeżdżającego o zbliżającym się terminie wykupu biletu.

WHYNOTTRAVEL potwierdza możliwość wykupu biletu w Dziale Mobilności Międzynarodowych. Dział Mobilności Międzynarodowych potwierdza możliwość wykupu biletów w formie elektronicznej w godz. 7.30 – 15.30.

WHYNOTTRAVEL dostarcza wyjeżdżającemu, do wiadomości Działu Mobilności Międzynarodowych, bilet za pośrednictwem poczty elektronicznej w przypadku biletu elektronicznego niezwłocznie po jego wystawieniu lub w wersji papierowej pod wskazany adres do jednostek Zamawiającego zlokalizowanych w Katowicach, Sosnowcu, Chorzowie, Cieszynie w terminie uzgodnionym każdorazowo z Zamawiającym, ale nie później niż 72 godziny przez terminem podróży oraz skanu biletu pocztą elektroniczną do Działu Mobilności Międzynarodowych. Do czasu dostarczenia biletów nie wlicza się sobót, niedziel oraz dni ustawowo wolnych od pracy.

Osoba wyjeżdżająca może samodzielnie przedstawić połączenie WHYNOTTRAVEL i przedstawić go do wykupu. Należy pamiętać, że wyszukiwarki internetowe zazwyczaj nie przedstawiają aktualnych cen za bilety i cena przedstawiona przez biuro podróży może się różnić – wynika to ze sposobu działania systemów rezerwacyjnych.

W szczególnych przypadkach, bilety lotnicze powinny zostać doręczone do punktu obsługi na lotnisku w kraju lub za granicą niezwłocznie po złożeniu zamówienia.

*Nie dotyczy wyceny i rezerwacji biletów grupowych (powyżej 10 osób). Czas wyceny biletów grupowych i przedstawienia oferty jest zależny od ilości osób, skomplikowania połączenia i wymogów osób wyjeżdżających.

Bilety zakupione poza WHYNOTTRAVEL nie będą rozliczane przez Dział Mobilności Międzynarodowych.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której stwierdza się większą niż 3% różnicę w cenie biletu oferowanego przez WHYNOTTRAVEL w stosunku do ceny biletu oferowanego przez inne biuro. Taki przypadek wymaga jednak udokumentowania (wydruk korespondencji i ofert przedstawionych przez biuro podróży WHYNOTTRAVEL, a także wydruk samodzielnie znalezionej oferty/ofert).

Prosimy o mailowe lub pisemne zgłaszanie do Działu Mobilności Międzynarodowych wszelkich przypadków nieprawidłowości.

Informacje dodatkowe

Bilety elektroniczne muszą być bezpośrednio wygenerowane z systemów rezerwacyjnych i zawierać oprócz rozkładu lotu pełną kalkulację ceny biletu.

WHYNOTTRAVEL zobowiązane jest do zabezpieczenia kompleksowej realizacji podróży zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi krajów docelowych i informowanie o nich osób wyjeżdżających w terminach, które umożliwią uzyskanie odpowiednich dokumentów (dotyczy wszelkiego rodzaju opłat, np. lotniskowych, podatków, ubezpieczeń, wiz, wiz tranzytowych, obowiązkowych szczepień), jak również informowania, jeśli przesunięcie terminu wyjazdu (do dwóch/trzech dni wcześniej lub później) wpłynie na obniżenie ceny biletu.

WHYNOTTRAVEL ma również obowiązek udzielania osobie wyjeżdżającej wszelkich informacji mających związek z odbywaną podróżą i obowiązkach pasażera, np. konieczność odprawy on-line, limit dopuszczalnego bagażu, wymiary bagażu podręcznego, itp.; zapewnia także wsparcie dla osób wyjeżdżających w sytuacjach awaryjnych, np. strajk, klęski żywiołowe, itp.

Do obowiązków „WHYNOTTRAVEL” należy również poinformowanie osoby wyjeżdżającej, w terminie, który umożliwi uzyskanie odpowiednich dokumentów, jeżeli zrealizowanie wyjazdu wymaga wykupienia dodatkowych usług, których Wykonawca nie jest w stanie zrealizować (np. wykup miejscówki, dodatkowego ubezpieczenia).

WHYNOTTRAVEL zobowiązuje się do wizowania paszportów dla osób, które jednocześnie dokonują u Wykonawcy zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych lub promowych, jak i tych pracowników, studentów i gości Zamawiającego, którzy nie kupują biletu. W przypadku usługi wizowania paszportu, WHYNOTTRAVEL dostarcza osobie wyjeżdżającej formularze wizowe oraz uzgadnia z nią termin i miejsce odbioru dokumentów oraz paszportu. Po uzyskaniu wizy WHYNOTTRAVEL dostarcza paszport osobie wyjeżdżającej.

WHYNOTTRAVEL zobowiązuje się do doradztwa w wyborze odpowiedniego rodzaju wizy oraz pomocy w wypełnieniu druków i skompletowaniu koniecznych załączników. WHYNOTTRAVEL sprawdzi wypełnione formularze wizowe i komplet dokumentów osobie wyjeżdżającej.