Uniwersytet Śląski w Katowicach

Procedowanie zakupu biletów i wiz w biurze podróży należy rozpocząć po złożeniu Wniosku o wyjazd za granicę w Dziale Mobilności Międzynarodowych – Biurze Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych – BRMM.

1. Wysłanie maila do biura podróży WHY NOT TRAVEL

Osoba wyjeżdżająca przesyła do biura podróży  WHY NOT TRAVEL maila na adres: us@whynottravel.pl w celu wyszukania połączeń na trasie podróży. W zapytaniu można przedstawić własną propozycję połączeń.

W wiadomości należy podać dane do zakupu biletu i wizy:

• imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej (tak jak w dokumencie podróżnym),
• termin podróży,
• miejsce docelowe,
• miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży (wylotu i przylotu),
• informację, czy terminy podróży są elastyczne,
• rodzaj bagażu,
• numer telefonu kontaktowego,
• adres mailowy osoby wyjeżdżającej (na który zostanie dostarczony bilet elektroniczny).

2. Odebranie odpowiedzi z ofertą biura podróży WHY NOT TRAVEL

WHY NOT TRAVEL wyszukuje dostępne połączenia i przesyła co najmniej 3  oferty osobie zamawiającej maksymalnie do 3 godzin od przyjęcia zamówienia.

W przypadku braku połączenia lotniczego do miejsca docelowego – WHY NOT TRAVEL przedstawia każdorazowo propozycję optymalnego planu podróży uwzględniającego ewentualne połączenia kolejowe w II klasie lub autobusowe.

Jeśli istnieje konieczność posiadania wizy WHY NOT TRAVEL informuje o tym osobę wyjeżdżającą przed dokonaniem zakupu biletu. Informacje na temat zakupu wizy znajdują się na stronie: https://us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/wiza/.

3. Wybranie jednej z przysłanych ofert biura WHY NOT TRAVEL

Osoba wyjeżdżająca dokonuje wyboru jednej z przedstawionych ofert i przesyła swoją decyzję do WHY NOT TRAVEL.

Osoba wyjeżdżająca może poprosić o przedstawienie dodatkowych propozycji połączeń.

W przypadku, gdy bilet jest zamawiany w imieniu osoby podróżującej, osoba kontaktująca się z biurem podróży może wskazać adres e-mailowy do przesłania elektronicznego biletu osobie podróżującej.

Niezwłocznie po dokonaniu wyboru połączenia przez osobę wyjeżdżającą, WHY NOT TRAVEL przesyła pocztą elektroniczną zapytanie o potwierdzenie wykupu biletu / wizy do BRMM, które potwierdza zakup na podstawie Wniosku o wyjazd za granicę, na którym takie koszty zostały uwzględnione.

Potwierdzenie wykupu możliwe jest w godzinach od 7.30 do 15.30 dla zapytań o wykup otrzymanych do godziny 15.00.

4. Odebranie biletu od biura podróży WHY NOT TRAVEL

WHY NOT TRAVEL dostarcza osobie podróżującej bilet za pośrednictwem poczty elektronicznej niezwłocznie po jego wystawieniu.

Bilety elektroniczne muszą być bezpośrednio wygenerowane z systemów rezerwacyjnych i zawierać oprócz rozkładu lotu pełną kalkulację ceny biletu.

W przypadku biletów, które nie zostały wystawione w wersji elektronicznej WHY NOT TRAVEL dostarcza je bezpłatnie do obiektów UŚ zlokalizowanych w Katowicach, Sosnowcu, Chorzowie i Cieszynie.

Dodatkowe informacje:

Fakturę za zakup biletów i wiz otrzymuje i opłaca Uniwersytet.

W przypadku zakupu biletów lotniczych należy przed wyjazdem dokonać odprawy on-line lub na lotnisku.

Zaleca się pobranie aplikacji linii lotniczej, którą odbywa się podróż.

Jeśli wymaga tego projekt lub grant, w ramach którego odbywa się wyjazd, należy zachować karty pokładowe i bilety do rozliczenia wyjazdu.

Biuro podróży WHY NOT TRAVEL w ramach kompleksowej usługi organizacji wyjazdu za granicę zapewnia:

• obsługę pracowników, doktorantów, studentów oraz osób niebędących pracownikami co najmniej 8 godzin dziennie w dni robocze,
• prowadzenie korespondencji dotyczącej jednego wyjazdu przez jedną osobę lub zapewnienie prowadzenia kontynuacji rozpoczętej korespondencji,
• dokonywanie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych z uwzględnieniem optymalnego wyboru przewoźnika oraz trasy pod względem ceny i czasu trwania podróży, z uwzględnieniem najniższych z dostępnych taryf publikowanych i stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych, połączeń weekendowych, ofert grupowych i innych ofert specjalnych w klasach wymaganych przez osobę wyjeżdżającą, a także w klasie przewoźników tzw. Tanich Linii Lotniczych,
• wybór biletów na połączenia lotnicze, kierując się zasadą najniższej ceny biletów na te połączenia, dostępne w danych terminach, na danej trasie, z zachowaniem uczciwości handlowej,
• podawanie co najmniej 3 optymalnych propozycji połączeń lotniczych w klasie ekonomicznej, na jedno zapytanie osoby wyjeżdżającej, w tym także w klasie przewoźników tzw. tanich linii lotniczych oraz ewentualnych lotów czarterowych bez usługi wyżywienia i noclegu,
• każdorazowo podanie informacji, czy na danej trasie są dostępne połączenia tanimi liniami lotniczymi,
• podanie jednej z zaproponowanych ofert zawierającej wycenę z możliwością bezpłatnego anulowania biletu i/lub bezkosztową zmianę biletu na inny,
• w każdym przypadku oferty podanie ceny zawierającą koszt anulowania biletu,
• podanie cen w ofercie wyrażonych w PLN, a przypadku wyceny biletów w walucie obcej podanie przybliżonej ceny w PLN,
• podanie co najmniej 3 optymalnych połączeń lotniczych również w przypadku przedstawienia przez osobę podróżującą samodzielnie wyszukanego połączenia do wykupu,
• obsługę poprzez linię telefoniczną help-desk czynną 24 godziny na dobę, umożliwiającą dokonanie zmian lub rezygnacji z biletu w przypadkach losowych, sytuacjach awaryjnych, np. strajk, klęski żywiołowe poza godzinami pracy biura,
• pomoc w zakresie znalezienia alternatywnego połączenia w przypadku odwołania zaplanowanego / wykupionego lotu / przejazdu,
• obsługę reklamacji składanych do przewoźnika w zakresie usług objętych umową,
• informowanie o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach oraz w miarę możliwości przesuwanie terminu wykupu biletu bez zwiększania jego ceny,
• zabezpieczenie kompleksowej realizacji podróży zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi krajów docelowych i informowanie o nich osób podróżujących w terminach, które umożliwią uzyskanie odpowiednich dokumentów, np. informacje o aktualnej sytuacji epidemicznej i związanych z nią wymogami i restrykcjami, konieczności dodatkowych ubezpieczeń, wiz, wiz tranzytowych, obowiązkowych szczepieniach, testach,
• udzielanie osobie podróżującej wszelkich informacji mających związek z odbywaną podróżą i obowiązkach pasażera, np. koniecznością odprawy on-line, limitem dopuszczalnego bagażu, wymiarach bagażu podręcznego, itp.,
• informowanie osoby podróżującej, w terminie, który umożliwi uzyskanie odpowiednich dokumentów, jeśli zrealizowanie wyjazdu wymaga wykupienia dodatkowych usług, których WHY NOT TRAVEL nie jest w stanie zrealizować, np. wykup miejscówki, dodatkowego ubezpieczenia,
• sprzedaż biletów kolejowych, autobusowych i promowych z uwzględnieniem najkorzystniejszych połączeń komunikacyjnych bez pobierania dodatkowych opłat za pośrednictwo w ich zakupie,
• bezpłatne dostarczanie na koszt i ryzyko WHY NOT TRAVEL biletów, które nie zostały wystawione w wersji elektronicznej oraz innych koniecznych dokumentów do obiektów UŚ zlokalizowanych w Katowicach, Sosnowcu, Chorzowie i Cieszynie,
• poinformowanie osoby wyjeżdżającej o konieczności posiadania wizy (jeśli dotyczy) przed dokonaniem zakupu biletu,
• dostarczenie osobie ubiegającej się o wizę formularzy wizowych i udzielenie pomocy przy ich wypełnianiu,
• przekazanie dokładnych informacji dotyczących uzyskania wizy oraz dopełnienie niezbędnych formalności wizowych we właściwym przedstawicielstwie dyplomatycznym (uzgodnienie terminu, miejsca odbioru dokumentów i paszportu),
• niezwłoczne powiadomienie osoby wyjeżdżającej w przypadku problemów z uzyskaniem wizy o tym fakcie,
• dostarczenie paszportu osobie ubiegającej się o wizę po uzyskaniu wizy,
• usługę wizowania paszportów dla osób, które jednocześnie dokonują w WHY NOT TRAVEL zakupu biletów lotniczych, kolejowych autobusowych lub promowych, jak i tych osób wyjeżdżających, którzy nie kupują biletu w WHY NOT TRAVEL.

W razie nienależytego wykonania lub niewykonania usługi przez biuro podróży WHY NOT TRAVEL prosimy o kontakt z Biurem Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych – BRMM:

na adres: brmm@us.edu.pl

lub pod numerami telefonów: 32 359 1400 lub 32 359 1868.