Współpraca z biurem podróży
Od 23 maja 2023 roku obowiązuje nowa umowa nr DZP.381.093.2022.UGU na „Kompleksową organizację wyjazdów zagranicznych – rezerwację, sprzedaż i dostawę według bieżących potrzeb biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych i promowych oraz usługę wizowania paszportów”
Usługa będzie realizowana przez:
WHYNOTTRAVEL ZAŁOGA NASTERNAK SPÓŁKA KOMANDYTOWA z siedzibą w Kielnarowej 108A,
36-020 Tyczyn, i podwykonawców.
Wartość umowy 5 250 000,00 PLN z VAT
Do obsługi danej umowy zapewniono dwie niezależne linie telefoniczne:
- +48 172306834
- +48 172306830
Adres e-mail: us@whynottravel.pl
Zalecaną formą kontaktu z biurem podróży jest droga mailowa.
Zapewniono także linię help-desk: +48 570 055 600 – działającą całodobowo, poza godzinami pracy biura
Zapytanie o ofertę podróży należy wysłać na adres:us@whynottravel.pl wraz z następującymi informacjami:
- W temacie maila należy wpisać: UNIWERSYTET ŚLĄSKI
- Prawidłowe imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej – zgodne z podanym w dowodzie osobistym i paszporcie
- Termin rozpoczęcia podróży
- Czy termin rozpoczęcia jest elastyczny? W jakim przedziale czasowym szukać połączeń.*
- Miejsce rozpoczęcia podróży lub wylotu
- Miejsce docelowe podróży
- Data powrotu z podróży
- Miejsce zakończenia podróży lub przylotu
- Klasa II biletu (dotyczy połączeń kolejowych)
- Rodzaj bagażu: podręczny, rejestrowany (dotyczy lotów)
- Numer telefonu kontaktowego osoby wyjeżdżającej (informacja ta może być bardzo potrzebna w razie zaistnienia sytuacji awaryjnej, np. odwołania lotu)
- Adres mailowy osoby wyjeżdżającej
- Inne istotne informacje mające wpływ na zakup biletu/ wizy
*Prosimy o informowanie biura podróży czy termin wyjazdu jest elastyczny i przykładowo biuro może zaproponować także połączenia dzień wcześniej/ później. Po podaniu takiej informacji może się okazać, że cena biletu będzie korzystniejsza. Jeśli osoba wyjeżdżająca nie zaznaczy czy termin wyjazdu jest elastyczny, zostanie jej przedstawiona opcja na wybrany, konkretny termin podróży.
W procesie zakupu biletów lotniczych terminy rezerwacji biletów są aktualnie krótkie, a w przypadku tzw. „tanich linii lotniczych” cena biletu ulega zmianie w sposób bardzo dynamiczny, co narzucone jest przez linie lotnicze. W związku z tym, prosimy wysyłać zapytania o podróż do WhyNotTravel dopiero po złożeniu wniosków WP lub WS w Dziale Współpracy z Zagranicą.
Bilety są przesyłane w formie elektronicznej na adres e-mail osoby wyjeżdżającej lub dostarczane pod wskazany adres jednostki Uniwersytetu w Katowicach, Sosnowcu, Chorzowie lub Cieszynie. Osoba wyjeżdżająca nie płaci za bilet. Płatności są realizowane przez Dział Współpracy z Zagranicą.
W przypadku, gdy podróż samolotem złożona jest z kilku niezależnych od siebie odcinków na różnych biletach, w razie opóźnienia lub odwołania jednego przelotu, podróżujący traci dalsze połączenia i ponosi koszty związane z dalszym etapem podróży. Dokonując pojedynczych zakupów na stronach tanich linii nie ma gwarancji ceny, ani miejsca na kolejnych etapach podróży.
WhyNotTravel potwierdza możliwość wykupu biletu w Dziale Współpracy z Zagranicą. Dział Współpracy z Zagranicą potwierdza możliwość wykupu biletów w formie elektronicznej w godz. 7.30 – 15.30.
Po zapytaniu o ofertę podróży przez osobę wyjeżdżającą WHYNOTTRAVEL wyszukuje dostępne połączenia i przekazuje je osobie wyjeżdżającej w dogodny dla niej sposób do trzech godzin od przyjęcia zamówienia*. WHYNOTTRAVEL odpowiada za skuteczne przekazanie osobie zainteresowanej w/w informacji.
WHYNOTTRAVEL ma obowiązek podawania co najmniej trzech optymalnych propozycji połączeń lotniczych, na jedno zapytanie osoby wyjeżdżającej, w tym także w klasie przewoźników tzw. Tanich Linii Lotniczych. Biuro podróży ma obowiązek informacji, czy na danej trasie są dostępne połączenia tanimi liniami lotniczymi.
W sytuacji braku połączenia lotniczego do miejsca docelowego – WHYNOTTRAVEL przedstawia każdorazowo propozycję optymalnego planu podróży uwzględniającego ewentualne połączenia kolejowe lub autobusowe (z miejsca lądowania do miejsca docelowego podróży) świadczone w ramach jednej usługi.
WHYNOTTRAVEL przesyła wyjeżdżającemu oraz do wiadomości do Działu Współpracy z Zagranicą pocztą elektroniczną potwierdzenie rezerwacji oraz informuje o terminie wykupu biletu, cenie, limicie bagażu oraz trasie. W przypadku tanich linii lotniczych WHYNOTTRAVEL przesyła propozycję trasy, dostępne limity bagażowe, cenę biletu oraz informacje o dodatkowych opłatach za bagaż.
WHYNOTTRAVEL informuje wyjeżdżającego o zbliżającym się terminie wykupu biletu.
WHYNOTTRAVEL potwierdza możliwość wykupu biletu w Dziale Współpracy z Zagranicą. Dział Współpracy z Zagranicą potwierdza możliwość wykupu biletów w formie elektronicznej w godz. 7.30 – 15.30.
WHYNOTTRAVEL dostarcza wyjeżdżającemu, do wiadomości Działu Współpracy z Zagranicą, bilet za pośrednictwem poczty elektronicznej w przypadku biletu elektronicznego niezwłocznie po jego wystawieniu lub w wersji papierowej pod wskazany adres do jednostek Zamawiającego zlokalizowanych w Katowicach, Sosnowcu, Chorzowie, Cieszynie w terminie uzgodnionym każdorazowo z Zamawiającym, ale nie później niż 72 godziny przez terminem podróży oraz skanu biletu pocztą elektroniczną do Działu Współpracy z Zagranicą. Do czasu dostarczenia biletów nie wlicza się sobót, niedziel oraz dni ustawowo wolnych od pracy.
Osoba wyjeżdżająca może samodzielnie przedstawić połączenie WHYNOTTRAVEL i przedstawić go do wykupu. Należy pamiętać, że wyszukiwarki internetowe zazwyczaj nie przedstawiają aktualnych cen za bilety i cena przedstawiona przez biuro podróży może się różnić – wynika to ze sposobu działania systemów rezerwacyjnych.
Bilety elektroniczne muszą być bezpośrednio wygenerowane z systemów rezerwacyjnych i zawierać oprócz rozkładu lotu pełną kalkulację ceny biletu.
W szczególnych przypadkach, bilety lotnicze powinny zostać doręczone do punktu obsługi na lotnisku w kraju lub za granicą niezwłocznie po złożeniu zamówienia.
*Nie dotyczy wyceny i rezerwacji biletów grupowych (powyżej 10 osób). Czas wyceny biletów grupowych i przedstawienia oferty jest zależny od ilości osób, skomplikowania połączenia i wymogów osób wyjeżdżających.
Uwaga!
Bilety zakupione poza WHYNOTTRAVEL nie będą rozliczane przez Dział Współpracy z Zagranicą.
Prosimy o mailowe lub pisemne zgłaszanie do Działu Współpracy z Zagranicą wszelkich przypadków nieprawidłowości.
Informacje dodatkowe
Bilety elektroniczne muszą być bezpośrednio wygenerowane z systemów rezerwacyjnych i zawierać oprócz rozkładu lotu pełną kalkulację ceny biletu.
WHYNOTTRAVEL zobowiązane jest do zabezpieczenia kompleksowej realizacji podróży zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi krajów docelowych i informowanie o nich osób wyjeżdżających w terminach, które umożliwią uzyskanie odpowiednich dokumentów (dotyczy wszelkiego rodzaju opłat, np. lotniskowych, podatków, ubezpieczeń, wiz, wiz tranzytowych, obowiązkowych szczepień), jak również informowania, jeśli przesunięcie terminu wyjazdu (do dwóch/trzech dni wcześniej lub później) wpłynie na obniżenie ceny biletu.
WHYNOTTRAVEL ma również obowiązek udzielania osobie wyjeżdżającej wszelkich informacji mających związek z odbywaną podróżą i obowiązkach pasażera, np. konieczność odprawy on-line, limit dopuszczalnego bagażu, wymiary bagażu podręcznego, itp.; zapewnia także wsparcie dla osób wyjeżdżających w sytuacjach awaryjnych, np. strajk, klęski żywiołowe, itp.
Do obowiązków „WHYNOTTRAVEL” należy również poinformowanie osoby wyjeżdżającej, w terminie, który umożliwi uzyskanie odpowiednich dokumentów, jeżeli zrealizowanie wyjazdu wymaga wykupienia dodatkowych usług, których Wykonawca nie jest w stanie zrealizować (np. wykup miejscówki, dodatkowego ubezpieczenia).
WHYNOTTRAVEL zobowiązuje się do wizowania paszportów dla osób, które jednocześnie dokonują u Wykonawcy zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych lub promowych, jak i tych pracowników, studentów i gości Zamawiającego, którzy nie kupują biletu. W przypadku usługi wizowania paszportu, WHYNOTTRAVEL dostarcza osobie wyjeżdżającej formularze wizowe oraz uzgadnia z nią termin i miejsce odbioru dokumentów oraz paszportu. Po uzyskaniu wizy WHYNOTTRAVEL dostarcza paszport osobie wyjeżdżającej.
WHYNOTTRAVEL zobowiązuje się do doradztwa w wyborze odpowiedniego rodzaju wizy oraz pomocy w wypełnieniu druków i skompletowaniu koniecznych załączników. WHYNOTTRAVEL sprawdzi wypełnione formularze wizowe i komplet dokumentów osobie wyjeżdżającej.