Opłaty za konferencje zagraniczne on-line
Procedura postępowania w przypadku opłat za konferencje zagraniczne on-line (warsztaty, kursy, szkolenia, konkursy, szkoły letnie itp.):
W przypadku konieczności uiszczenia opłaty za uczestnictwo w wydarzeniu zagranicznym on-line (konferencji, warsztatach, szkoleniu, konkursie, szkole letniej, itp.) prosimy o postępowanie zgodnie z poniższą procedurą.
Nazwa wydarzenie jest rozumiana jako konferencja, warsztaty, kurs, szkolenia, konkurs, szkoła letnia itp. organizowana za granicą, w której uczestnictwo odbywa się on-line, bez fizycznego wyjazdu za granicę.
- Złożenie zgłoszenia zapotrzebowania w systemie SAP MMI:
- należy wybrać grupę materiałową: U 60499000 Opłata za konferencję on-line,
- kwotę opłaty należy wpisywać w PLN (wartość musi być przeliczona zgodnie z aktualnym kursem NBP, oraz zawierać ewentualny podatek VAT. Jeśli nie ma pewności co do wysokości podatku VAT – zakładamy 23%.),
- pozycja D- wybór typu dekretacji (w zależności od źródła finansowania);
- zakładka Dane klienta: CPV 98300000-6 różne usługi, Podpisy (wybór wymaganych podpisów w zależności od obiektu kontrolingowego), Cel zakupu 0 inne;
- zakładka Dekretacja: obiekt kontrolingowy wskazany przez Dziekana/ Kierownika Jednostki Organizacyjnej;
- zakładka Wycena należy zaznaczyć: jako cena brutto;
- zakładka Teksty:
- opis wydarzenia (nazwa, udział jako uczestnik czy prelegent, itp.),
- imię i nazwisko uczestnika,
- data wydarzenia,
- organizator wydarzenia (konferencji, warsztatów, szkolenia, itp. ),
- nazwa i adres podmiotu, który wystawi fakturę,
- forma płatności:
- przedpłata
- płatność po wykonaniu usługi
- zwrot poniesionych kosztów,
- termin płatności,
- jaki dokument finansowy zostanie dołączony do papierowej wersji wniosku SAP (faktura/faktura proforma/inny),
- czy opłata konferencyjna zawiera również publikację artykułów w materiałach konferencyjnych/pokonferencyjnych.
- Wydruk zgłoszenia zapotrzebowania z podpisem dziekana (Działu Projektów, Dział Kontrolingu wg. potrzeby zgodnie ze źródłem finansowania), proszę dostarczyć do sekretariatu Kwestora.
- Do wydruku proszę dołączyć dokument będący podstawą zapłaty, np. wezwanie do zapłaty, fakturę, e-mail itp.
- Powyższe dokumenty należy złożyć minimum 14 dni przed wymaganym terminem wpłaty. Późniejsze złożenie dokumentów może spowodować brak terminowej realizacji zamówienia.
- W przypadku braku faktury w momencie składania zapotrzebowania
w systemie SAP, należy ją uzyskać od odbiorcy wpłaty po dokonaniu opłaty, zgodnie z Ustawą VAT o podatku od towarów i usług
i niezwłocznie dostarczyć oryginał do Działu Współpracy z Zagranicą. Jeśli nie ma możliwości uzyskania faktury, należy wypełnić dokument: Zastępczy dowód księgowy- Oświadczenie (formularz stosujemy
w ostateczności po udokumentowanym wyczerpaniu wszystkich możliwości uzyskania faktury).
Faktura/rachunek powinna być wystawiona na :
Uniwersytet Śląski w Katowicach (University of Silesia in Katowice)
ul. Bankowa 12,
40-007 Katowice
VAT number: PL6340197134
- W przypadku:
- płatności po odbyciu się wydarzenia – należy na zleceniu przelewu zaznaczyć, że płatność ma nastąpić po odbyciu się wydarzenia,
- wnioskowania o zwrot poniesionych kosztów, jeżeli wydarzenie zostało opłacone, należy podać datę płatności za wydarzenie, a do Wniosku SAP dołączyć pismo skierowane do Zastępcy Kanclerza ds. inwestycji i zarządzania logistycznego Agnieszki Maj z prośbą o wyrażenie zgody na zapłatę i rozliczenie faktury, oraz fakturę/rachunek i potwierdzenie płatności.
- Po otrzymaniu informacji zwrotnej o dokonaniu zapłaty faktury przez Dział Finansowy, zostanie przesłany do Państwa protokół wykonania usługi, który powinien zostać podpisany przez osobę odbierającą – uczestniczącą i dziekana i przekazany do Biura Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych DWZ.
Informacje dotyczące opłat za konferencje zagraniczne on-line (warsztaty, szkolenia, konferencje, itp.):
Dział Współpracy z Zagranicą
Biuro Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych / International Mobility Settlement Office
ul. Bankowa 12, Katowice 40-007
tel. 32 359 14 00, 32 359 18 68
e-mail: brmm@us.edu.pl