Zasady zakupu biletów i wiz
Zasady zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych, promowych oraz usługi wizowania paszportów na wyjazdy za granicę pracowników, doktorantów, studentów Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach oraz osób niebędących pracownikami
I. Ogólne zasady zakupu biletów i usług wizowania paszportów na wyjazd za granicę
1. Rezerwacji i zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych i promowych oraz zakupu wiz związanych z wyjazdami zagranicznymi, można dokonywać:
1) samodzielnie przez osobę wyjeżdżającą
lub
2) za pośrednictwem biura podróży, z którym Uniwersytet Śląski w Katowicach ma podpisaną umowę.
2. Zasady nie dotyczą zakupu biletów, na które środki są przyznawane w formie ryczałtów, zakup jest dokonywany samodzielnie przez osobę wyjeżdżającą i nie podlega rozliczeniu.
3. Zakupu biletów i wiz należy dokonywać zgodnie z aktualnymi zarządzeniami Rektora dotyczącymi mobilności międzynarodowych dostępnymi na stronie: https://us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/.
4. Koszty zakupu biletów oraz wiz muszą być uwzględnione w kalkulacji kosztów na Wniosku o wyjazd za granicę.
5. Zakupu biletów i wizy dokonuje się po wszystkich niezbędnych akceptacjach Wniosku o wyjazd za granicę.
6. Zakup biletów powinien odbywać się z uwzględnieniem zasad celowości, legalności i gospodarności wydatków publicznych.
7. Bilety powinny być kupowane w klasie ekonomicznej.
8. Bilety mogą być zakupione w klasach wyższych w przypadku, gdy cena takiego biletu nie jest istotnie wyższa od ceny biletu w klasie ekonomicznej i istnieje inne uwarunkowanie decyzji. Fakt ten należy udokumentować wydrukami, zrzutami z ekranu lub skanami dostępnych ofert w obu klasach.
9. W przypadku wyjazdu w ramach projektu finansowanego z zewnętrznych źródeł może być konieczne dołączenie do rozliczenia wyjazdu oryginałów lub wydruków kart pokładowych i biletu.
10. Uniwersytet nie zwraca kosztu wizy na wyjazd za granicę osoby niebędącej pracownikiem, z wyjątkiem osób studiujących w szkołach doktorskich.
II. Samodzielny zakup biletów i usługi wizowania paszportów na wyjazd za granicę
1. Osoba wyjeżdżająca może samodzielnie zakupić bilety z własnych środków u dowolnego przewoźnika, w dowolnie wybranym biurze podróży lub poprzez portal rezerwacyjny. Decyzja w zakresie wydatkowania własnych środków należy do osoby realizującej zakup.
2. Zaleca się dokonywania samodzielnego zakupu biletu bezpośrednio u przewoźnika.
3. W przypadku dokonania zakupu przed akceptacją Wniosku o wyjazd za granicę, osoba wyjeżdżająca ponosi koszty tego zakupu, jeśli Wniosek nie zostanie zaakceptowany.
4. Osoba wyjeżdżająca ponosi pełną odpowiedzialność za podróż i w razie potrzeby sama dokonuje zmian, kontaktując się z przewoźnikiem.
5. Daty przejazdu powinny być zgodne z terminem pobytu na Wniosku o wyjazd za granicę.
6. Zwrot poniesionych kosztów następuje po zakończeniu wyjazdu, na podstawie dołączonych do rozliczenia wyjazdu:
1) imiennej faktury wystawionej na osobę wyjeżdżającą
lub
2) imiennego biletu.
Dokument powinien zawierać: imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej, numer i datę wystawienia, rodzaj usługi, destynację, klasę biletu, datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia podróży, kwotę należności.
7. W przypadku samodzielnego zakupu wizy, zwrot poniesionych kosztów następuje po zakończeniu wyjazdu na podstawie dołączonych do rozliczenia wyjazdu:
1) potwierdzenia wpłaty, rachunku
lub
2) faktury zawierającej imię i nazwisko, kwotę, datę, kraj.
8. Jeżeli podróż odbywa się w ramach projektów dofinansowanych ze źródeł zewnętrznych, zakup biletu i wizy musi być dokonany zgodnie z obowiązującymi w danym projekcie przepisami.
9. Jeśli planowana wartość zakupu biletu na 1 osobę lub grupę osób podróżującą tym samym połączeniem przekracza 10 000,00 PLN netto, konieczne jest przeprowadzenie przez osobę wyjeżdżającą udokumentowanego rozeznania rynku zgodnie z obowiązującym Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, zgodnie z przyjętymi progami lub zakup za pośrednictwem biura. Do rozliczenia należy dołączyć minimum 3 oferty połączeń na wybrany termin i trasę lub zrzuty z ekranu z wyszukiwarki połączeń.
10. W przypadkach nasuwających wątpliwości, w szczególności rażąco wysokiej ceny biletu, uczelnia może zażądać udokumentowania spełnienia warunku oszczędnego i celowego wydatkowania środków na zakup biletów, w szczególności wyboru sprzedawcy, rodzaju biletu i możliwych do uzyskania cen.
11. W przypadku stwierdzenia naruszenia powyższych zasad środki wydatkowane na zakup biletu mogą nie zostać rozliczone lub zostać rozliczone jedynie w uzasadnionej części.
III. Zakup biletów i usługi wizowania paszportów za pośrednictwem biura podróży
1. Zakupu biletów i wiz można dokonać w biurze podróży, z którym Uniwersytet ma podpisaną umowę.
2. Fakturę za zakup biletów i wiz opłaca Uniwersytet.
3. Informacja o aktualnie wybranym biurze podróży i szczegółowych procedurach jest dostępna na stronie: https://us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/wspolpraca_z_biurem_podrozy/.
4. Procedura zakupu biletów i wizowania paszportów w biurze podróży:
1) osoba wyjeżdżająca przesyła do biura mailowe zapytanie;
2) wykonawca wyszukuje dostępne połączenia i przekazuje minimum 3 propozycje do 3 godzin od przyjęcia zamówienia;
3) w sytuacji braku połączenia lotniczego do miejsca docelowego – biuro przedstawia propozycję optymalnego planu podróży, uwzględniającego ewentualne połączenia kolejowe lub autobusowe;
4) osoba wyjeżdżająca dokonuje wyboru połączenia i przesyła swoją decyzję o wyborze do biura podróży;
5) biuro podróży prosi Biuro Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych UŚ (BRMM) o potwierdzenie wykupu. BRMM potwierdza wykup na podstawie Wniosku o wyjazd za granicę;
6) biuro podróży mailowo dostarcza bilet elektroniczny osobie wyjeżdżającej niezwłocznie po jego wystawieniu;
7) osoba wyjeżdżająca może samodzielnie wyszukać połączenie i przedstawić je do wykupu. Nie zwalnia to biura podróży z obowiązku przedstawienia 3 propozycji połączeń;
8) w przypadku usługi wizowania paszportów, biuro podróży dostarcza osobie wyjeżdżającej formularze wizowe oraz uzgadnia z nią termin i miejsce odbioru dokumentów oraz paszportu. Po uzyskaniu wizy biuro dostarcza paszport osobie wyjeżdżającej.