Uniwersytet Śląski w Katowicach

Zasady zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych, promowych oraz usługi wizowania paszportów na wyjazdy za granicę pracowników, doktorantów, studentów Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach oraz osób niebędących pracownikami

1. Rezerwacji i zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych i promowych oraz zakupu wiz związanych z wyjazdami zagranicznymi, można dokonywać:

• samodzielnie przez osobę wyjeżdżającą
  lub
• za pośrednictwem biura podróży, z którym Uniwersytet Śląski w Katowicach ma podpisaną umowę.

2. Zasady nie dotyczą zakupu biletów, na które środki są przyznawane w formie ryczałtów, zakup jest dokonywany samodzielnie przez osobę wyjeżdżającą i nie podlega rozliczeniu.

3. Zakupu biletów i wiz należy dokonywać zgodnie z aktualnymi zarządzeniami Rektora dotyczącymi mobilności międzynarodowych dostępnymi na stronie: https://us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/.

4. Koszty zakupu biletów oraz wiz muszą być uwzględnione w kalkulacji kosztów na Wniosku o wyjazd za granicę.

5. Zakupu biletów i wizy dokonuje się po wszystkich niezbędnych akceptacjach Wniosku o wyjazd za granicę.

6. Zakup biletów powinien odbywać się z uwzględnieniem zasad celowości, legalności i gospodarności wydatków publicznych.

7. Bilety powinny być kupowane w klasie ekonomicznej.

8. Bilety mogą być zakupione w klasach wyższych w przypadku, gdy cena takiego biletu nie jest istotnie wyższa od ceny biletu w klasie ekonomicznej i istnieje inne uwarunkowanie decyzji. Fakt ten należy udokumentować wydrukami, zrzutami z ekranu lub skanami dostępnych ofert w obu klasach.

9. W przypadku wyjazdu w ramach projektu finansowanego z zewnętrznych źródeł może być konieczne dołączenie do rozliczenia wyjazdu oryginałów lub wydruków kart pokładowych i biletu.

10. Uniwersytet nie zwraca kosztu wizy na wyjazd za granicę osoby niebędącej pracownikiem, z wyjątkiem osób studiujących w szkołach doktorskich.

1. Osoba wyjeżdżająca może samodzielnie zakupić bilety z własnych środków u dowolnego przewoźnika, w dowolnie wybranym biurze podróży lub poprzez portal rezerwacyjny. Decyzja w zakresie wydatkowania własnych środków należy do osoby realizującej zakup.

2. Zaleca się dokonywania samodzielnego zakupu biletu bezpośrednio u przewoźnika.

3. W przypadku dokonania zakupu przed akceptacją Wniosku o wyjazd za granicę, osoba wyjeżdżająca ponosi koszty tego zakupu, jeśli Wniosek nie zostanie zaakceptowany.

4. Osoba wyjeżdżająca ponosi pełną odpowiedzialność za podróż i w razie potrzeby sama dokonuje zmian, kontaktując się z przewoźnikiem.

5. Daty przejazdu powinny być zgodne z terminem pobytu na Wniosku o wyjazd za granicę.

6. Zwrot poniesionych kosztów następuje po zakończeniu wyjazdu, na podstawie dołączonych do rozliczenia wyjazdu:

• imiennej faktury wystawionej na osobę wyjeżdżającą
  lub
• imiennego biletu.

Dokument powinien zawierać: imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej, numer i datę wystawienia, rodzaj usługi, destynację, klasę biletu, datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia podróży, kwotę należności.

7. W przypadku samodzielnego zakupu wizy, zwrot poniesionych kosztów następuje po zakończeniu wyjazdu na podstawie dołączonych do rozliczenia wyjazdu:

• potwierdzenia wpłaty, rachunku
  lub
• faktury zawierającej imię i nazwisko, kwotę, datę, kraj.

8. Jeżeli podróż odbywa się w ramach projektów dofinansowanych ze źródeł zewnętrznych, zakup biletu i wizy musi być dokonany zgodnie z obowiązującymi w danym projekcie przepisami.

9. Jeśli planowana wartość zakupu biletu na 1 osobę lub grupę osób podróżującą tym samym połączeniem przekracza 10 000,00 PLN netto, konieczne jest przeprowadzenie przez osobę wyjeżdżającą udokumentowanego rozeznania rynku zgodnie z obowiązującym Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, zgodnie z przyjętymi progami lub zakup za pośrednictwem biura. Do rozliczenia należy dołączyć minimum 3 oferty połączeń na wybrany termin i trasę lub zrzuty z ekranu z wyszukiwarki połączeń.

10. W przypadkach nasuwających wątpliwości, w szczególności rażąco wysokiej ceny biletu, uczelnia może zażądać udokumentowania spełnienia warunku oszczędnego i celowego wydatkowania środków na zakup biletów, w szczególności wyboru sprzedawcy, rodzaju biletu i możliwych do uzyskania cen.

11. W przypadku stwierdzenia naruszenia powyższych zasad środki wydatkowane na zakup biletu mogą nie zostać rozliczone lub zostać rozliczone jedynie w uzasadnionej części.

1. Zakupu biletów i wiz można dokonać w biurze podróży, z którym Uniwersytet ma podpisaną umowę.

2. Fakturę za zakup biletów i wiz opłaca Uniwersytet.

3. Informacja o aktualnie wybranym biurze podróży i szczegółowych procedurach jest dostępna na stronie: https://us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/wspolpraca_z_biurem_podrozy/.

4. Procedura zakupu biletów i wizowania paszportów w biurze podróży:

• osoba wyjeżdżająca przesyła do biura mailowe zapytanie;
• wykonawca wyszukuje dostępne połączenia i przekazuje minimum 3 propozycje do 3 godzin od przyjęcia zamówienia;
• w sytuacji braku połączenia lotniczego do miejsca docelowego – biuro przedstawia propozycję optymalnego planu podróży, uwzględniającego ewentualne połączenia kolejowe lub autobusowe;
• osoba wyjeżdżająca dokonuje wyboru połączenia i przesyła swoją decyzję o wyborze do biura podróży;
• biuro podróży prosi Biuro Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych UŚ (BRMM) o potwierdzenie wykupu. BRMM potwierdza wykup na podstawie Wniosku o wyjazd za granicę;
• biuro podróży mailowo dostarcza bilet elektroniczny osobie wyjeżdżającej niezwłocznie po jego wystawieniu;
• osoba wyjeżdżająca może samodzielnie wyszukać połączenie i przedstawić je do wykupu. Nie zwalnia to biura podróży z obowiązku przedstawienia 3 propozycji połączeń;
• w przypadku usługi wizowania paszportów, biuro podróży dostarcza osobie wyjeżdżającej formularze wizowe oraz uzgadnia z nią termin i miejsce odbioru dokumentów oraz paszportu. Po uzyskaniu wizy biuro dostarcza paszport osobie wyjeżdżającej.