Uniwersytet Śląski w Katowicach

Dział Projektów udziela wsparcia w zakresie formalności związanych z podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami przez Rektora lub osobę przez niego upoważnioną.

Umowy o dofinansowanie wraz z wymaganymi załączniki oraz informacje o procedurze podpisywania umowy przesyłana jest przez organizatora konkursu.

Dział Projektów udziela wsparcia w zakresie przygotowania dokumentów niezbędnych do uruchomienia i realizacji projektu. Ich lista zależy m.in. od typu konkursu i rodzaju projekty i jest ona każdorazowa ustalana przez osobę z Działu Projektów wyznaczoną do opieki nad danym projektem.

• wniosek o otwarcie rachunku bankowego na potrzeby projektu – wniosek składany jest przez Dział Projektu
• wniosek do rektora o zgodę na kredytowanie projektu – składany gdy projekt jest rozliczany na zasadzie refundacji poniesionych kosztów (np. podstawie wniosków o płatność lub składanych raportów okresowych)
• wniosek o powołanie kierownika projektu załącznik nr_7_Zarządzenia nr 147/2022 – składany przez Dział Projektów w porozumieniu z kierownikiem jednostki, w której realizowany jest projekt
• wnioski o zatrudnienie do prac projektowych lub  oddelegowanie do pracy w projekcie oraz przygotowanie innych informacji i niezbędnych dokumentów dotyczących zespołu projektu (dodatki do wynagrodzeń)
• zarządzenie regulujące realizację projektu – jest ono wymagane w zależności od typu projektu – przygotowywane we współpracy z pracownikami Działu Projektów
• firmówka projektu – wymagana w zależności od typu konkursu, przygotowywana zgodnie z wytycznymi w zakresie promocji w danym programie
• upoważnienia do przetwarzania danych osobowych – jeśli projekty i typ konkursu tego wymaga
• regulaminy niezbędne do realizacji zadań zaplanowanych w projekcie, np. regulaminu realizacji programu stażowego/stypendialnego/kursów wraz z załącznikami

Każdy projekt finansowany ze źródeł zewnętrznych otrzymuje wsparcie z Działu Projektów, który zna zasady jego realizacji i będzie Cię wspierał w ciągu całego okresu jego wdrażania.

Pomoc Działu Projektów uzyskasz przy następujących działaniach:

• Przygotowanie wzorów dokumentów takich jak np. karty czasu pracy, ankiety, zaświadczenia, listy obecności, dzienniki itp.
• Kontrola wykorzystania budżetu
• Składanie sprawozdań do instytucji finansującej.
• Uczestnictwo w kontrolach i audytach.

Jeśli w projekcie planowane są zakupy lub usługi – zamówienia składane są
w SAP przez uprawnioną osobę na Wydziale – z odpowiednim dla projektu źródłem finansowania.

Pamiętaj!

• Wszystkie dokumenty Projektu powinny znajdować się w  jednym miejscu, w segregatorze, podzielone tematycznie i zgodnie z datami. Opisane na grzbiecie zgodnie z zasadami promocji obowiązującymi
  dla programu.
• Wszelkie zmiany w realizacji projektu w stosunku do zapisów we wniosku powinny być konsultowane z Działem Projektów, w tym np. zmiana formy zatrudnienia, łączenie zamówień, zmiana liczby godzin itp.
• Co do zasady koszty pośrednie księgowane są w proporcji 50/50
  na Wydział i Administrację Ogólnouczelnianą.

Szczegółowe zasady przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów i zadań finansowanych lub współfinansowanych ze środków zewnętrznych reguluje Zarządzenie nr 147/2022.

oraz

Zarządzenie 18/2012 z późn. zm. – sprawie wprowadzenia „Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach”;

W celu poprawnej realizacji projektu zapoznaj się także z następującymi wewnętrznymi aktami prawnymi UŚ:

• Zarządzenie nr 104/2022 – w sprawie zasad wnoszenia wkładu własnego w projektach finansowanych ze środków krajowych i zagranicznych;
  
• Pismo okólne nr 4/2021 Prorektora ds. nauki i finansów w sprawie zobowiązań kierowników projektów oraz kierowników jednostek realizujących projekty i zadania finansowane lub współfinansowane ze środków zewnętrznych;
• Zarządzenie nr 103/2020 – w sprawie ustalenia „Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach”;
• Zarządzenie nr 135/2023 – w sprawie określenia wewnętrznej procedury wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych w celu wspólnego przygotowania i realizacji projektów partnerskich finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027;
• Zarządzenie nr 88/2019 – w sprawie wprowadzenia wzoru porozumień o wykonywaniu przez wolontariuszy świadczeń na rzecz Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach;
• Zarządzenie nr 219/2021 w sprawie wprowadzenia „Instrukcji kancelaryjnej Uniwersytetu Śląskiego”, “Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego” oraz “Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt”;
• Zarządzenie nr 30/2016 w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji w sprawie należności związanych z podróżami służbowymi pracowników, podróżami osób niebędących pracownikami Uniwersytetu Śląskiego i podróżami gości oraz zasad ich rozliczania”, z późn. zm.;
• Zarządzenie nr 101/2023 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach w sprawie wprowadzenia „Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach”;
• Zarządzenie 102/2023 w sprawie wprowadzenia „Regulaminu udzielania zamówień współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności oraz Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji na lata 2021 – 2027 przez Uniwersytet Śląski w Katowicach”;
• Zarządzenie nr 117/2020 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 29 lipca 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu kierowania pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz przyjmowania gości z zagranicy;
• Zarządzenie nr 125/2024 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 sierpnia 2024 r. w sprawie wprowadzenia Standardów Ochrony Małoletnich w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach;
• Zarządzenie nr 126/2024 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 sierpnia 2024 r. w sprawie weryfikacji osób zatrudnianych lub dopuszczanych do innej działalności związanej z kontaktem z małoletnimi.