Zasady ogólne
Każdy wyjazd pracownika, doktoranta, studenta lub osoby niebędącej pracownikiem Uniwersytetu Śląskiego musi być poprzedzony złożeniem w Dziale Mobilności Międzynarodowych, w Biurze Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych (ul. Bankowa 12, piętro III, pokój 3.5) prawidłowo wypełnionego Wniosku:
- Wniosek o wyjazd za granicę – część WP (zał. nr 8 Zarządzenie nr 71/2021 Rektora UŚ)
- Wniosek_o_wyjazd_za_granicę – część WS (zał. nr 1 Zarządzenie 117/2020 Rektora UŚ).
Odpowiedni wniosek musi zostać złożony również w przypadku wyjazdu bez finansowania lub finansowanego przez inną instytucję.
Wyjazd musi zostać zaplanowany w module SAP Travel Management przez osobę wyznaczoną na wydziale lub w innej jednostce organizacyjnej. Numer wniosku z SAPa jest przenoszony na papierową wersję Wniosku o wyjazd za granicę – część WP lub WS.
Wniosek wyjazdowy z niezbędnymi załącznikami musi być złożony w Dziale Mobilności Międzynarodowych w odpowiednim terminie – najpóźniej na 3 tygodnie przed wyjazdem. Jeżeli na Wniosku o wyjazd za granicę – część WP lub WS zaznaczona jest opłata konferencyjna lub noclegi płatne przelewem lub kartą UŚ, wnioski takie muszą być złożone w Dziale Mobilności Międzynarodowych co najmniej 2 tygodnie przed terminem płatności.
Przed złożeniem wniosek musi być w pełni wypełniony i podpisany.
Decyzję o rodzaju wyjazdu podejmuje dziekan/kierownik jednostki organizacyjnej.
Istnieje możliwość wcześniejszego opłacenia np. hotelu, opłaty konferencyjnej, opłaty szkoleniowej przez UŚ. Jeśli istnieje taka konieczność, to w części II wniosku, przy odpowiednich świadczeniach zaznaczamy opcję: przelew lub karta UŚ.
Zapłata przelewem: należy dołączyć do wniosku wszystkie niezbędne dane do przelewu:
- Nazwa odbiorcy
- Nazwa banku odbiorcy
- Numer konta w formacie IBAN
- SWIFT banku
- Tytuł przelewu – jeśli wymagany jest wg schematu wskazanego przez organizatora
- Kwota przelewu
- Termin wpływu na kontro kontrahenta
- Wszelkie niezbędne, dodatkowe dane pomocne do zrealizowania przelewu
- Jeśli konieczne jest uzyskanie potwierdzenia przelewu, prosimy o taką informację na wniosku lub załączniku.
Dodatkowo opłacając świadczenia kartą należy podać kwotę, beneficjenta, swój numer telefonu i termin wpływu na konto.
UWAGA!
Osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest do pozyskania faktury do 14 dni od momentu zapłaty. Jeśli kontrahent nie chce wystawić faktury, powinien wystawić inny dokument potwierdzający zapłatę lub przesłać informację o braku możliwości wystawienia faktury lub rachunku W takim wypadku konieczny jest druk Oświadczenia, że odmawia na ten moment wystawienia takiego dokumentu. Jednakże z doświadczenia możemy stwierdzić, że w zdecydowanej większości przypadków, kontrahent jest w stanie wystawić fakturę.
Jeśli faktura przesłana jest w formie elektronicznej, prosimy o przesłanie pliku, wraz z mailem źródłowym, na adres: brmm@us.edu.pl (w treści maila podając kogo dotyczy dokument i inne dane, które pomogą z połączeniem faktury z wnioskiem wyjazdowym).
Faktura/rachunek powinna być wystawiona na :
Uniwersytet Śląski w Katowicach (University of Silesia in Katowice)
Bankowa 12,
40-007 Katowice
VAT number: PL634-019-71-34
Każda osoba wyjeżdżająca musi się rozliczyć w Dziale Mobilności Międzynarodowych z wyjazdu do 14 dni od daty powrotu.