Uniwersytet Śląski w Katowicach

Procedura opłacania indywidualnych składek członkowskich w zagranicznych organizacjach:

Prosimy o złożenie zgłoszenia zapotrzebowania zgodnie z poniższymi informacjami:

1. Złożenie zgłoszenia zapotrzebowania w systemie SAP MMI:

• grupa materiałowa U60492000 – opłaty członkowskie w zagranicznych stowarzyszeniach;
• kwota składki w PLN (składka wyrażona w walucie obcej powinna być przeliczona po średnim kursie NBP i zawierać ewentualną rezerwę na różnicę kursową);
• pozycja D- wybór typu dekretacji (w zależności od źródła finansowania);
• zakładka Dane klienta: CPV 98100000-4 usługi organizacji członkowskich, Podpisy (wybór wymaganych podpisów w zależności od obiektu kontrolingowego), Cel zakupu 0 inne;
• zakładka Dekretacja: obiekt kontrolingowy wskazany przez Dziekana/ Kierownika Jednostki Organizacyjnej;
• zakładka Wycena: należy zaznaczyć jako cena brutto;
• zakładka Teksty:

– nazwa usługi;

– imię i nazwisko osoby wnoszącej składkę indywidualną;

– nazwa organizacji;

– kwota składki w walucie obcej;

– forma płatności: przedpłata: przelew, płatność kartą /zwrot poniesionych kosztów;

– termin zapłaty;

– dane do przelewu (nazwa banku odbiorcy wpłaty, IBAN, SWIFT;

– informacja, czy opłacenie  składki członkowskiej jest zapłatą wyłącznie za przynależność do organizacji/stowarzyszenia czy opłacenie składki odpowiada konkretnemu świadczeniu np. uczestnictwo w wydarzeniach (konferencja), dostęp do pism specjalistycznych, portali internetowych;

2. Po złożeniu zgłoszenia zapotrzebowania w systemie SAP MMI, prosimy
   o przesłanie maila zawierającego numer utworzonego zgłoszenia zapotrzebowania na adres: brmm@us.edu.pl, w celu weryfikacji
   i zatwierdzenia zgłoszenia zapotrzebowania w systemie SAP MMI.
3. Po zdalnym zatwierdzeniu przez Dział Budżetowania i Kontrolingu prosimy
   o przekazanie kompletu dokumentów do sekretariatu Pani Kwestor (wydruk zgłoszenia zapotrzebowania z podpisami Dziekana/Kierownika Jednostki Organizacyjnej, Działu Projektów, Działu Budżetowania i Kontrolingu wg. potrzeby zgodnie z obiektem kontrolingowym) oraz dokumentem będącym podstawą zapłaty: faktura/rachunek, wystawione na Uniwersytet Śląski (jako płatnik) z informacją kogo dotyczy indywidualna składka, dokument wezwanie do zapłaty, e-mail itp.)
4. Opłacenie indywidualnej składki członkowskiej wymaga uzyskania  pisemnej zgody Dziekana/Kierownika Jednostki Organizacyjnej. Osobne pismo z uzyskaną zgodą należy dołączyć do dokumentów składanych w sekretariacie Pani Kwestor.
5. Termin złożenia dokumentów dotyczących opłacenia składki członkowskiej wynosi minimum 14 dni przed wymaganym terminem zapłaty. Późniejsze złożenie dokumentów może spowodować opóźnienie w terminowej realizacji zapłaty.
6. W przypadku braku posiadania faktury/rachunku w momencie składania zgłoszenia zapotrzebowania w systemie SAP MMI, należy uzyskać fakturę/rachunek wystawiony na Uniwersytet Śląski po dokonaniu opłaty i niezwłocznie dostarczyć do BRMM. W przypadku braku możliwości uzyskania faktury/rachunku wystawionych na Uniwersytet Śląski należy wypełnić i dostarczyć do BRMM druk  Oświadczenia o poniesieniu wydatku w trakcie odbywania podróży służbowej / wyjazdu i przyczynach braku jego udokumentowania.
7. Indywidualna składka członkowska jest przychodem dla osoby opłacającej składkę (stanowi podstawę do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych).
   W przypadku doktorantów konieczne jest uzupełnienie druku Oświadczenie studenta/doktoranta Dane do sporządzenia informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (wypełniane wg adresu zamieszkania ).
8. Składki członkowskie w towarzystwach naukowych, instytucjach i organizacjach zagranicznych są wyłączone z Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (§ 2 ust. 1, pkt 4 Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach – Zarządzenie nr 38 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 27 marca 2024 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia „Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach” z późn. zm.)