Uniwersytet Śląski w Katowicach

Procedura postępowania w przypadku opłat za konferencje zagraniczne on-line (warsztaty, kursy, szkolenia, konkursy, szkoły letnie itp.):

W przypadku konieczności uiszczenia opłaty za uczestnictwo w wydarzeniu zagranicznym on-line (konferencji, warsztatach, szkoleniu, konkursie, szkole letniej, itp.) prosimy o postępowanie zgodnie z poniższą procedurą.

Nazwa wydarzenie jest rozumiana jako konferencja, warsztaty, kurs, szkolenia, konkurs, szkoła letnia itp. organizowana za granicą, w której uczestnictwo odbywa się on-line, bez fizycznego wyjazdu za granicę.

1. Złożenie zgłoszenia zapotrzebowania w systemie SAP MMI:
   • należy wybrać grupę materiałową: U 60499000 Opłata za konferencję on-line,
   • kwotę opłaty należy wpisywać w PLN (wartość musi być przeliczona zgodnie z aktualnym kursem NBP, oraz zawierać ewentualny podatek VAT. Jeśli nie ma pewności co do wysokości podatku VAT – zakładamy 23%.),
   • pozycja D- wybór typu dekretacji (w zależności od źródła finansowania);
   • zakładka Dane klienta: CPV 98300000-6 różne usługi, Podpisy (wybór wymaganych podpisów w zależności od obiektu kontrolingowego), Cel zakupu 0 inne;
   • zakładka Dekretacja: obiekt kontrolingowy wskazany przez Dziekana/ Kierownika Jednostki Organizacyjnej;
   • zakładka Wycena należy zaznaczyć: jako cena brutto;
   • zakładka Teksty:
     • opis wydarzenia (nazwa, udział jako uczestnik czy prelegent, itp.),
     • imię i nazwisko uczestnika,
     • data wydarzenia,
     • organizator wydarzenia (konferencji, warsztatów, szkolenia, itp. ),
     • nazwa i adres podmiotu, który wystawi fakturę,
     • forma płatności:
       • przedpłata
       • płatność po wykonaniu usługi
       • zwrot poniesionych kosztów,
     • termin płatności,
     • jaki dokument finansowy zostanie dołączony do papierowej wersji wniosku SAP (faktura/faktura proforma/inny),
     • czy opłata konferencyjna zawiera również publikację artykułów w materiałach konferencyjnych/pokonferencyjnych.

2. Wydruk zgłoszenia zapotrzebowania z podpisem dziekana (Działu Projektów, Dział Kontrolingu wg. potrzeby zgodnie ze źródłem finansowania), proszę dostarczyć do sekretariatu Kwestora.
3. Do wydruku proszę dołączyć dokument będący podstawą zapłaty, np. wezwanie do zapłaty, fakturę, e-mail itp.
4. Powyższe dokumenty należy złożyć minimum 14 dni przed wymaganym terminem wpłaty. Późniejsze złożenie dokumentów może spowodować brak terminowej realizacji zamówienia.
5. W przypadku braku faktury w momencie składania zapotrzebowania
   w systemie SAP, należy ją uzyskać od odbiorcy wpłaty po dokonaniu opłaty, zgodnie z Ustawą VAT o podatku od towarów i usług
   i niezwłocznie dostarczyć oryginał do Działu Mobilności Międzynarodowych. Jeśli nie ma możliwości uzyskania faktury, należy wypełnić dokument: Zastępczy dowód księgowy- Oświadczenie (formularz stosujemy
   w ostateczności po udokumentowanym wyczerpaniu wszystkich możliwości uzyskania faktury).

Faktura/rachunek powinna być wystawiona na :

Uniwersytet Śląski w Katowicach (University of Silesia in Katowice)

ul. Bankowa 12,

40-007 Katowice 

VAT number: PL6340197134 

6. W przypadku:

• płatności po odbyciu się wydarzenia – należy na zleceniu przelewu zaznaczyć, że płatność ma nastąpić po odbyciu się wydarzenia,
• wnioskowania o zwrot poniesionych kosztów, jeżeli wydarzenie zostało opłacone, należy podać datę płatności za wydarzenie, a do Wniosku SAP dołączyć pismo skierowane do Zastępcy Kanclerza ds. inwestycji i zarządzania logistycznego Agnieszki Maj z prośbą o wyrażenie zgody na zapłatę i rozliczenie faktury, oraz fakturę/rachunek i potwierdzenie płatności.

7. Po otrzymaniu informacji zwrotnej o dokonaniu zapłaty faktury przez Dział Finansowy, zostanie przesłany do Państwa protokół wykonania usługi, który powinien zostać podpisany przez osobę odbierającą – uczestniczącą i dziekana i przekazany do Biura Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych DMM.