Uniwersytet Śląski w Katowicach

Rozliczenie diet i ryczałtów hotelowych następuje na podstawie godzin przekroczenia granicy.

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
• lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę  z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania na samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• morskiej – od chwili wyjścia statku lub promu z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku lub promu w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Dietę oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę podróży:
  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W przypadku zapewnionych posiłków przez stronę przyjmującą, organizatora, w ramach opłaty hotelowej lub w ramach opłaty konferencyjnej, diety pomniejszane są według następującego schematu – w przypadku zapewnionego:

• śniadania – 15%,
• obiadu – 30%,
• kolacji – 30%.

W przypadku zapewnienia całodobowego wyżywienia osobie wyjeżdżającej przysługuje 25% diety.

Ryczałt noclegowy to 25% limitu hotelowego określonego w załączniku o wysokości diet i limitów do Rozporządzenia MPiPS. W przypadku rozliczania kosztów noclegów ryczałtem nie dołączamy faktury za nocleg.

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu (1 dieta) – przysługuje na dojazd do i z lotniska, dworca kolejowego lub autobusowego w miejscowości docelowej.

Dieta dojazdowa jest w wysokości jednej diety pobytowej danego kraju. W przypadku, gdy pracownik ponosi koszty dojazdu w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (10% diety) – przysługuje osobie, która w trakcie trwania pobytu korzystała z komunikacji miejscowej, np. metra, autobusów. Ryczałt przysługuje za każdy dzień pobytu za granicą.

Ryczałty nie przysługują osobie, która odbywa podróż samochodem prywatnym.

Osobie wyjeżdżającej przysługuje zwrot kosztów za dojazd z miejscowości przylotu do miejscowości docelowej, np. autobusem lub pociągiem pomiędzy miastami, na podstawie faktury, rachunku lub zakupionych tzw. biletów wewnętrznych.

Zwrot poniesionych kosztów za samodzielnie zakupione bilety następuje po zakończeniu wyjazdu, na podstawie dołączonych do rozliczenia wyjazdu:

• imiennej faktury wystawionej na osobę wyjeżdżającą
  lub
• imiennego biletu.

Dokument powinien zawierać:

• imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej,
• numer i datę wystawienia,
• rodzaj usługi,
• destynację,
• klasę biletu,
• datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia podróży,
• kwotę należności.

W przypadku samodzielnego zakupu wizy, zwrot poniesionych kosztów następuje po zakończeniu wyjazdu na podstawie dołączonych do rozliczenia wyjazdu:

• potwierdzenia wpłaty, rachunku
  lub
• faktury.

Dokument powinien zawierać:

• imię i nazwisko,
• kwotę,
• datę,
• nazwę kraju.

Rozliczenie podróży samochodem prywatnym następuje na podstawie Ewidencji przebiegu pojazdu wydrukowanej z systemu SAP. Ilość kilometrów należy wyliczyć według najkrótszej trasy na internetowej mapie samochodowej google.

Osobie wyjeżdżającej przysługuje w takim przypadku zwrot kosztów w wysokości do 100% kwoty określonej w odpowiednich przepisach prawa (tzw. kilometrówki), jednakże nie więcej niż równowartość 300 EURO.

100% stawki za 1 km przebiegu samochodu osobowego (stan na 27.06.2025r.):

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł.
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł.

Pozostałe wydatki, np. za noclegi, opłaty konferencyjne, są rozliczane na podstawie faktur wystawionych na:

Uniwersytet Śląski w Katowicach,

ul. Bankowa 12

40-007 Katowice

NIP: PL634-019-71-34

W przypadku braku prawidłowej faktury wystawionej na UŚ osoba wyjeżdżająca wypełnia druk Oświadczenia o poniesieniu wydatku w trakcie odbywania podróży służbowej / wyjazdu i przyczynach braku jego udokumentowania z dokumentem potwierdzającym rodzaj i kwotę wydatku.