Polecenie wyjazdu służbowego
Rozliczanie przedpłat (np. za opłatę konferencyjną lub noclegi) wykonanych przez UŚ.
UWAGA!
Osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest do pozyskania faktury do 14 dni od momentu zapłaty. Jeśli kontrahent nie chce wystawić faktury, powinien wystawić inny dokument potwierdzający zapłatę lub przesłać informację o braku możliwości wystawienia faktury lub rachunku W takim wypadku konieczny jest druk Oświadczenia, że odmawia na ten moment wystawienia takiego dokumentu. Jednakże z doświadczenia możemy stwierdzić, że w zdecydowanej większości przypadków, kontrahent jest w stanie wystawić fakturę.
Jeśli faktura przesłana jest w formie elektronicznej, prosimy o przesłanie pliku, wraz z mailem źródłowym, na adres: brmm@us.edu.pl (w treści maila podając kogo dotyczy dokument i inne dane, które pomogą z połączeniem faktury z wnioskiem wyjazdowym).
Rozliczeniu podlegają wszystkie wyjazdy.
Wyjazdy w ramach projektów finansowanych ze środków międzynarodowych podlegają zasadom określonym we właściwych umowach.
Osoba wyjeżdżająca jest zobowiązana do rozliczenia zaliczki w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży. Nierozliczenie podróży będzie skutkowało potrąceniem przez Uniwersytet Śląski zobowiązania z uposażenia lub stypendium zgodnie z art. 87 Kodeksu Pracy. Warunkiem realizacji kolejnego wyjazdu jest rozliczenie się osoby wyjeżdżającej z poprzedniego wyjazdu.
Rozliczenie diet i ryczałtów hotelowych następuje na podstawie godzin przekroczenia granicy.
Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
– lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
– lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania na samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
– morskiej – od chwili wyjścia statku/promu z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku/promu w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Dietę oblicza się w następujący sposób:
– za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
– za niepełną dobę podróży:
– do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
– ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
W przypadku zapewnionych posiłków przez stronę przyjmującą/organizatora/w ramach opłaty hotelowej/w ramach opłaty konferencyjnej diety pomniejszane są według następującego schematu – w przypadku zapewnionego:
– śniadania 15%,
– obiadu 30%,
– kolacji 30%.
W przypadku zapewnienia całodobowego wyżywienia, osobie wyjeżdżającej przysługuje 25% diety.
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu (1 dieta) – przysługuje na dojazd do i z lotniska, dworca kolejowego lub autobusowego w miejscowości docelowej. Dieta dojazdowa jest w wysokości jednej diety pobytowej danego kraju. W przypadku, gdy pracownik ponosi koszty dojazdu w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Ryczałt nie przysługuje osobie, która odbywa podróż samochodem prywatnym.
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (10% diety) – przysługuje osobie, która w trakcie trwania pobytu korzystała z komunikacji miejscowej (metro, autobusy itp.). Ryczałt przysługuje za każdy dzień pobytu za granicą.
Osobie przysługuje również zwrot kosztów za dojazd z miejscowości przylotu do miejscowości docelowej (np. autobus/pociąg pomiędzy miastami). Ryczałty nie przysługują osobie, która odbywa podróż samochodem prywatnym.
Ryczałt noclegowy to 25% limitu hotelowego określonego w załączniku o wysokości diet i limitów do Rozporządzenia MPiPS. W przypadku rozliczania kosztów noclegów ryczałtem nie dołączamy faktury za nocleg.
Pozostałe wydatki (noclegi, opłaty konferencyjne) są rozliczane na podstawie faktur. Rozliczeniu podlegają oryginalne faktury wystawione na:
Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul.Bankowa 12, 40-007 Katowice
NIP: PL634-019-71-34
W przypadku braku prawidłowej faktury wystawionej na UŚ osoba wyjeżdżająca wypełnia druk Oświadczenia o poniesieniu wydatku w trakcie odbywania podróży służbowej / wyjazdu i przyczynach braku jego udokumentowania,jako księgowego dowodu zastępczego wraz z dokumentem potwierdzającym rodzaj i kwotę wydatku.
Rozliczenie podróży samochodem prywatnym następuje na podstawie Ewidencji przebiegu pojazdu wydrukowanej z SAP. Koszty przejazdu samochodem prywatnym (km x stawka za 1 km) – kilometry należy wyliczyć według mapy google (https://maps.google.com/) (najkrótsza trasa).
Stawki za 1 km:
– samochód o poj. do 900 cm3 – 0,89 zł/km,
– samochód o poj. pow. 900 cm3 – 1,15 zł/km.
Uczelnia nie zwraca kosztów dotyczących opłat za przejazd autostradą, opłat parkingowych oraz korzystania taksówek za granicą.