Zasady ogólne wyjazdów za granicę
Każdy wyjazd za granicę pracownika, doktoranta, studenta lub osoby niebędącej pracownikiem Uniwersytetu Śląskiego musi być poprzedzony złożeniem w Dziale Mobilności Międzynarodowych – Biurze Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych (Katowice, ul. Bankowa 12, piętro III, pokój 3.5) prawidłowo wypełnionego Wniosku o wyjazd za granicę – część WP-polecenie wyjazdu służbowego lub część WS-skierowanie za granicę. Decyzję o rodzaju wyjazdu podejmuje dziekan lub kierownik innej jednostki organizacyjnej.
Wniosek musi zostać złożony również w przypadku wyjazdu bez finansowania lub finansowanego przez inną instytucję.
Każdy wyjazd za granicę musi również zostać zaplanowany w module SAP Travel Management przez osobę na wydziale lub w innej jednostce organizacyjnej, która ma do tego uprawnienia. Numer wniosku z SAPa jest przenoszony na papierową wersję Wniosku o wyjazd za granicę.
Wniosek wyjazdowy z niezbędnymi załącznikami należy złożyć w Dziale Mobilności Międzynarodowych w terminie – najpóźniej na 3 tygodnie przed wyjazdem.
Jeżeli na podstawie Wniosku o wyjazd za granicę ma zostać dokonana opłata konferencyjna, szkoleniowa lub za noclegi, przelewem lub kartą UŚ, wniosek musi być złożony w Dziale Mobilności Międzynarodowych co najmniej 2 tygodnie przed terminem płatności.
Przed złożeniem wniosek musi być w pełni wypełniony i podpisany.
Istnieje możliwość wcześniejszego dokonania przez UŚ opłaty konferencyjnej, szkoleniowej lub za noclegi – w części II wniosku, przy odpowiednich świadczeniach zaznaczamy opcję: przelew lub karta UŚ.
W przypadku opłaty przelewem, do wniosku należy dołączyć wszystkie niezbędne dane do przelewu:
- nazwa odbiorcy
- nazwa banku odbiorcy
- numer konta w formacie IBAN
- SWIFT banku
- tytuł przelewu – jeśli wymagany jest wg schematu wskazanego przez organizatora
- kwota przelewu
- termin wpływu na konto kontrahenta
- wszelkie niezbędne, dodatkowe dane pomocne do zrealizowania przelewu.
Jeśli konieczne jest uzyskanie potwierdzenia przelewu, prosimy o taką informację na wniosku lub załączniku.
Opłacając świadczenia kartą należy dodatkowo podać kwotę, beneficjenta, swój numer telefonu i termin wpływu na konto.
UWAGA!
Osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest do uzyskania faktury do 14 dni od momentu zapłaty. Jeśli kontrahent nie chce wystawić faktury, powinien wydać inny dokument potwierdzający zapłatę lub przesłać informację o braku możliwości wystawienia faktury lub rachunku. W takim wypadku konieczne jest oświadczenie, że odmawia na ten moment wystawienia takiego dokumentu. Jednakże z doświadczenia możemy stwierdzić, że w zdecydowanej większości przypadków, kontrahent jest w stanie wystawić fakturę.
Jeśli faktura przesłana jest w formie elektronicznej, prosimy o przesłanie pliku, wraz z mailem źródłowym, na adres: brmm@us.edu.pl (w treści maila należy podać kogo dotyczy dokument i inne dane, które pomogą połączyć fakturę z wnioskiem wyjazdowym).
Faktura lub rachunek powinna być wystawiona na :
Uniwersytet Śląski w Katowicach (University of Silesia in Katowice)
Bankowa 12,
40-007 Katowice
VAT number: PL634-019-71-34
Każda osoba wyjeżdżająca musi się rozliczyć z wyjazdu za granicę w Dziale Mobilności Międzynarodowych do 14 dni od daty powrotu.