Instrukcja dotycząca postępowania w przypadkach szczególnych ELS
Legitymacja studencka jest dokumentem poświadczającym status studenta.
Student otrzymuje ELS po nabyciu praw studenta.
Osoba przyjęta na studia nabywa prawa studenta z chwilą złożenia ślubowania. Złożenie ślubowania odbywa się poprzez system USOS.
Podstawa prawna: § 2 ust. 4 Regulaminu Studiów Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach (Załącznik do uchwały nr 375 Senatu UŚ z dnia 25 kwietnia 2023 r).
ELS jest wydawany przez uczelnię i nie jest przypisany do wydziału czy innej jednostki dydaktycznej niebędącej wydziałem, ani też do poziomu studiów czy kierunku. W związku z tym ELS po ukończeniu studiów I stopnia powinna być ta sama na kolejnym poziomie studiów, a jedynie jej aktualizację powinien potwierdzać ważny hologram.
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji przebiegu studiów mówi o prawie studenta do posiadania legitymacji, w związku z tym na Uczelni spoczywa obowiązek jej wydania, ale nie obowiązek studenta do jej odbioru. Jeśli student nie zamierza korzystać z uprawnień wynikających z jego statusu studenta to może odmówić jej przyjęcia.
Uniwersytet Śląski w Katowicach nawiązał współpracę z firmą FunFotos Sp. z o.o. – liderem rynku zdjęć do dokumentów w Polsce. W ramach kooperacji wszyscy studenci UŚ oraz kandydaci na studia mogą do 30 września 2021 roku wykonać bezpłatne zdjęcia cyfrowe potrzebne w procesie rekrutacji lub zdjęcia do dyplomu.
więcej informacji w wiadomościach w serwisie studenta: https://us.edu.pl/student/bezplatne-zdjecia-cyfrowe-dla-studentow-us-i-kandydatow-na-studia/
W przypadku kandydata, który dostał się na UŚ, a następnie zrezygnował ze studiów przed 1 października, a zlecenie wydruku ELS zostało zrealizowane, pracownik Dziekanatu jest zobowiązany do unieważnienia wydrukowanej legitymacji.
Jeśli kandydat rezygnuje ze studiów przed 1 października, a zostało dodane zlecenie wydruku ELS, natomiast nie dokonano jeszcze realizacji zlecenia, pracownik Dziekanatu jest zobowiązany do anulowania zlecenia wydruku ELS w systemie USOS.
Jeśli student podał w systemie IRK nieprawidłowe dane osobowe lub umieścił zdjęcie niezgodne z podanymi parametrami, a zostało dodane zlecenie wydruku, Centrum Personalizacji ELS nie zrealizuje zlecenia do czasu wprowadzenia poprawnych danych.
Pracownik Dziekanatu ma obowiązek anulować zlecenie do czasu dokonania zmiany danych osobowych studenta.
Jeśli student, który dostał się na kilka kierunków studiów, prowadzonych w różnych jednostkach UŚ, postanawia podjąć studia w innej jednostce UŚ niż to wcześniej zadeklarował, i w której jeszcze nie pobrał ELS, konieczne jest przekazanie ELS do właściwej jednostki UŚ w której rzeczywiście student będzie studiował.
Jednostka, w której student rezygnuje z podjęcia studiów przekazuje ELS do jednostki, w której student decyduje się podjąć studia na postawie protokołu między właściwymi Dziekanatami.
Odpowiednia jednostka zajmująca się rozliczeniem druków ścisłego zarachowania otrzymuje protokół przekazania ELS, celem dokonania zmiany w stanie druków ścisłego zarachowania.
W wypadku zmiany przez studenta wydziału, kierunku lub formy studiów niepowodującej zmiany numeru albumu, student posługuje się dotychczas posiadaną ELS. Stosowną adnotację umieszcza się w teczce akt osobowych studenta.
Student odbywający studia jednocześnie na więcej niż jednym wydziale posługuje się jedną legitymacją wydaną na wydziale, na którym studiuje podstawowy kierunek.
Student, który dostał się na UŚ i otrzymał ELS, a następnie zrezygnował/skreślono go (po 1 października) ze studiów zobowiązany jest zwrócić ELS do właściwej jednostki.
Dziekanat zobowiązany jest do unieważnienia wydanej legitymacji.
Jeśli student zgubił lub zniszczył z własnej winy ELS albo została mu skradziona, powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt we właściwym Dziekanacie. Pracownik Dziekanatu jest zobowiązany oznaczyć ten fakt w systemie USOS. Po wypełnieniu przez studenta wszystkich procedur związanych ze zgłoszeniem zagubienia legitymacji oraz po złożeniu wniosku o wykonanie duplikatu ELS, pracownik Dziekanatu unieważnia w systemie USOS utraconą ELS, a następnie wydaje nowe zlecenie na wydruk duplikatu legitymacji.
Student wnosi opłatę za wydanie duplikatu ELS na indywidualnie wygenerowane konto opłat studenckich. Wysokość opłaty za duplikat określona jest we właściwym piśmie okólnym.
Jeśli studentowi wydano ELS z nieczytelnym nadrukiem, bez możliwości odczytu w czytniku, z uszkodzeniami mechanicznymi, które powodują błąd odczytu układu stykowego oraz układu MIFARE student zwraca ELS do właściwego Dziekanatu
Pracownik Dziekanatu unieważnia wydaną legitymację w systemie USOS, a następnie zleca ponownie wydrukowanie ELS.
Student nie ponosi w tym wypadku opłaty za ponowne wydanie ELS.
Jeżeli student zmienił swoje dane osobowe należy wymienić ELS.
W przypadku, gdy student podał w systemie IRK nieprawidłowe dane osobowe / umieścił zdjęcie niezgodne z podanymi parametrami wygenerowana na ich podstawie ELS jest nieprawidłowa.
Student ma wówczas obowiązek zwrócić ELS do właściwego Dziekanatu oraz złożyć wniosek o wymianę ELS.
Pracownik Dziekanatu jest zobowiązany do wprowadzenia poprawek w systemie USOS, a następnie do unieważnienia wydrukowanej już legitymacji i zlecenia nowego wydruku.
Student ponownie wnosi opłatę za wydanie legitymacji.
Zwrot opłaty za ELS przysługuje tylko osobom, które zrezygnują ze studiów na danym kierunku, nie później jednak niż do ostatniego dnia dokonania wpisu na poszczególnych kierunkach studiów.